【合同説明会 事例】QRコードでブースの訪問経路がわかる「複数拠点チェックイン機能」医系予備校のメディカルラボ 様

複数拠点チェックイン機能(スタンプラリー機能)」を医学部進学イベントで活用いただきました。参加者の経路データを取得し、感染症対策やイベント後の個別フォローに有効利用している 株式会社キョーイク の尾木さんにお話を伺いました。

この記事の内容 | もくじ
・【 当日風景 】参加者は各大学のブースでチェックイン
・【 イーベ!の決め手 】やさしく使いやすい操作画面
・【行動データ活用 】フォローコールの営業品質向上に。経路=志望大学
・【 搬入ラク・コスト◎ 】受付タブレットを会場椅子にフック固定
・イーベ!導入についてZoomでお伺いします

開催概要

  • 催し名:全国医学部進学相談会2022
  • 主催:株式会社キョーイク
  • 料金:参加無料
  • 開催日:7月17日~8月11日で各地方で1回ずつ、合計4回開催
  • 来場者層:医学部受験を検討している学生およびその保護者
  • ジャンル:教育(医学部受験)
  • 規模:全国4会場で合計約780名の申込
  • 開催地:東京、大阪、名古屋、福岡
セミナー・イベント管理イーべ!
セミナー・イベント管理イーべ!
▲参加者は入場後、各ブースごとに設置された端末を使ってチェックイン。
▲ブースごとの読取端末はブースのデスク上に置くのではなく、少し離れた場所に入口的に設置。読込→ブース着席の流れが参加者にわかりやすい構造。

【 当日風景 】来場者は各大学のブースでチェックイン

ー御社について教えてください

医系専門予備校として合格者数No.1※の、医系専門予備校メディカルラボ(河合塾グループ)を運営しています。全国の医系大学の入試ノウハウをもち、医学部合格に向けた1対1の授業を、全国28校のメディカルラボ校舎及びオンラインで行っています。

> メディカルラボ公式サイト

※「株式会社ドゥ・ハウス」調べ/2022年度入試 医学部医学科合格者1,270名

ー「全国医学部進学相談会2022」はどんなイベントですか?

全国の主要な大学の医学部入試担当者を招いた合同説明会です。医学部への進学を希望する方々が、興味のある大学のブースに訪れ、入試担当者と直接話ができるというイベントで、毎年開催しています。

▲「どのブースに訪れたか」「訪れた時間」「何分滞在した」を全てイーベ!で記録。

ー「複数拠点チェックイン機能」はどういう使い方をしましたか?

大学の各ブースに読み取り端末を設置。参加者がブースに入る際にイーベ!にてチェックインしていただきました。

「複数拠点チェックイン機能」をもっと知る
※ 複数拠点チェックイン機能は有料のオプションとなります。
(導入時のみ初期費用として20万円〜 ※要見積もり。月額費用や従量課金などの追加費用は発生せず、契約期間中は何度でも何本でも「複数拠点チェックイン機能」つきイベントを開催することができます。)

【 イーベ!の決め手 】やさしく使いやすい操作画面

ー数あるサービスの中でイーベ!を選んだ理由は?

誰でも設定しやすい直感的な操作画面が決め手です。パッと覗いただけで設定が完了してしまいました。社内でサービス運用専任の人材を探す必要がないのもいいですね。

セミナー・イベント管理イーべ!

ーイーベ!を導入してどんなメリットを感じますか?

大きく3点あります。

(1)「個人情報保護」

以前は参加者名簿を紙に印刷して使用していました。紙に印刷すると紛失や盗難など物理的な漏洩リスクが生まれます。イーベ!導入以降は紙からデジタルにシフト。イーベ!の中に個人情報が保管されるようになり、さらに安心の管理体制へ進化しました。

イーベ!は世界基準の個人情報保護認証マーク「TRUSTe」を取得

(2)「感染症対策」

クラスターが発生した際、来場者の経路把握を保健所等に届け出る必要があるため、デジタルで把握する目的がありました。

イーベ!で出来る、7つの感染対策

(3)「 受付スタッフの人員削減 」

紙の受付からQRコードに変わり、以前なら10人弱必要だった受付スタッフは4人に、ピークを過ぎると1人でも対応できました。受付スピードが速く参加者様を待たせずに済むのもメリットですよね。スタッフも「前よりすごくラクになった」と感動していました。

改札並みのスピード!QR受付動画

【行動データ活用 】フォローコールの営業品質向上に。経路=志望大学

ーイーベ!導入前も経路把握はしていましたか?

各大学ブースで記名を促す、イベント終了後に各大学に対し、何名来られたか電話調査するという形で行っていました。今回イーベ!を使ったことで「誰がどの大学に興味をもっているか」まで自社で把握できるようになり、後日のフォローコールに有益な情報を収集できるようになりました。

ー経路データはどのように活用していますか?

経路データ=志望校と考えられます。後日、参加者の皆さんにフォローコールをさせていただく際、お一人おひとりの志望校をわかった上で、明確かつ具体的な提案ができるようになりました。経路を把握することの有意義さを、この度のイーベ!導入で強く実感しています。

【 搬入がラク、コストも◎ 】会場椅子の背もたれにフックでタブレットを固定

▲使用しているフックは市販のもの。どこで買えるのかも尾木さんから教えていただいたので、ご興味のある方はカスタマーサポートまで。

ー椅子に端末を固定するワザが画期的ですね!

椅子に扉用のフックを取り付けて、端末を固定してみました。専用のステイを会場まで運搬する必要がないのでいいですよ。また、端末には延長コードをつないで充電切れを防ぎました。

ーイベント当日の設営は簡単にできましたか?

設営は短時間で済むので前日準備さえできれば、後はスムーズでした。会場を事前に訪れ、Wi-Fiチェックは必須ですね。チェック時、一部Wi-Fiが弱い会場があったのでモバイルWi-Fiで補強して対応しました。

―「複数拠点チェックイン機能」の運用はいかがでしたか?

やさしい操作画面で、当日は参加者も運営側も問題ありませんでした。改善要望を挙げるなら、事前の拠点登録(今回は大学ブースの登録)。ブースの数だけ拠点登録をしていくのがひと手間で、さらに4会場分ということで少し手がかかったかなという印象です。

今後も都度ご相談しながら、イーベ!を利用して安全で効率の良いイベント開催を実現していきたいです。

セミナー・イベント管理イーべ!

改善のご要望もいただきありがとうございます。

リリースしてまもない「複数拠点チェックイン機能」、この度は初の事例となりました。
これからも皆様の声を集めて、よりよいサービスの開発に努めます。

誠にありがとうございました!

この記事をつくった人

セミナー・イベント管理イーべ!

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

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