【自治体主催】抽選機能で公平性を重視。 4,000人規模のキッズ向け親子参加ワークショップ | イーべ!事例 | 見積額アリ

自治体主催の公平性重視のイベントも「抽選機能」でOK
4,000人規模でもリアルタイムで入退場数を把握!
「改札並みの早さ」で待ち時間が少なく感染症対策にも対応

イーべ!を導入いただいた親子参加ワークショップを取材!ライター日野 と イーべ!広報 坂田 が、当日の様子や導入までの流れをご紹介します。 

もくじ
1 イベント詳細・課題
2 運用のきっかけ
3 イーベ!を導入してよかった点
4 イベント当日サポートの感想
5 イーベ!スタッフより
6 イーベ!でご活用いただいたと機能とお見積
7 Zoomでご説明します

1 イベント詳細

会場:大規模コンベンションホール(約4,000人収容)
料金:無料
日程:平日2日間(2021年秋)
ジャンル:幼児・児童・親子参加ワークショップ
開催方式:会場開催

イーベ!導入の目的

  • 感染症対策として、来場者管理がしたい
  • チケット(紙)を発行する形での受付・来場者管理は、手間と人員確保に追われる為、デジタルで行いたい
  • 自治体主催のため公平性を保ってイベントを行いたい

課題

  • 紙で受付を行うと、人員を多く配置しなければならない
  • 大規模になればなるほど手間と工数がかかり待ち時間が発生する
    (親子参加のイベントのため待ち時間を極力減らしたい)

イーベ!導入の効果

  • 感染症対策としての来場者管理ができた
  • 1回の申し込みで複数名一度に申し込める機能で親子・家庭単位の申し込みの把握が簡単
  • 会員登録が不要で申し込みが簡単。抽選機能を使って公平性が保てる
  • イベント運営に関する人員とコストを想定より抑えられた

2 イーベ!運用のきっかけ

申し込み時の会員登録は不要。来場状況の把握もリアルタイムで確認できる

  • 申し込み時の会員登録が不要で応募が容易 >> 詳細
  • 開催当日の来場状況の把握をリアルタイムでできる点が魅力

親子での参加が多く、総勢4,000人規模の大きなイベントだったため、1回の受付で複数名一度に申し込める点(お連れ様機能)開催概要を一斉配信できる点などにも魅力を感じました。
また、感染症対策のため、来場状況を把握する必要がありました。その点でもリアルタイム確認できるイーべ!が適していました。

3 イーベ!を導入してよかった点

  • 「改札並みの早さ」で待ち時間が少なく!
  • 同じQRコードを使って入退場の管理が可能。滞在時間の把握にも役立ちます
  • 公平性重視のイベントにも大活躍!イーベ!の抽選機能

「改札並みの早さ」で待ち時間が少なく!

事前に4,000人の来場がわかっていたので、イーべ!の受付専用アプリをインストールしたタブレット(iPad)10台とポータブルWi-Fiも手配しました。実際はタブレット5台での対応でしたが、「改札並みの早さ」で入場を受け付けることができました。育児世代対象イベントの特性上、待ち時間は親御さんにとって重要問題だと思うので、イーべ!を採用してよかったです。
当日は「印刷した入場用QRコードを持参してもOK」とお伝えしていましたが、ほぼ全員が申込時に配信されたQRコードを携帯で表示させ、受付アプリを起動したタブレットにかざしていただいていました。

同じQRコードを使って入退場の管理が可能。滞在時間の把握にも役立ちます

イーべ!では、受付QRコードを読み込ませると一度目は「入場(受付済)」に。もう一度同じQRコードを読み込ませると「退場」と表示されます。
この入退場機能を使うことで、ワークショップ会場に「誰が何時から何時まで入場していた」という情報がイーべ!の中に記憶されるので、来場者数管理も手間を取りませんでした。

公平性重視のイベントにも大活躍!イーベ!の抽選機能

今回開催したイベントは、午前と午後で複数のワークショップが行われました。
人気のワークショップが開催される時間帯には参加希望者が集中すると予想していたので、イーべ!さんにご相談しました。
結果、「抽選機能」の開発をご提案いただき、人為的でない公平な抽選を行うことができました。
抽選から漏れてしまった方は空きのある時間に改めて応募いただくこともできたので、早い者勝ちにならず、多くの方にご来場いただくことができたと思います。
自治体主催の「公平性」が重要視されるイベントに合わせて機能を開発していただきました。

4 イベント当日サポートの感想

サポート・連携体制は万全。複数のワークショップを開催できました

当日は、複数のワークショップを行ったため、イベント運営スタッフの方に各参加人数の状況を会場でモニター表示、空き状況を確認・共有していただきながら進められました。
イーべ!スタッフの方々と連携できたからこそのスムーズな受付・来場管理だったと思います。

5 イーベ!スタッフからメッセージ

イーベ!を導入いただきありがとうございます。
今回は、自治体が主催する「公平性」が重要視されたイベントだったため、今回のご要望を機に「抽選機能」をリリースさせていただきました。この機能は、他のユーザーさまが開催するイベントにも多くご活用いただける機能として大変好評です。

また、当日はカスタマーサポートスタッフがイベントスタッフの一員として立ち会わせていただきました。多くのご配慮を賜り、イベント成功の達成感まで共有させていただき、大変励みになりました。

6 イーべ!でご活用いただいた機能とお見積

■ 開催前

■ 開催当日

■ 後日

■ 見積

  • 概算40万円

7 カスタマーサポートがZoomでイベントの概要をお伺いしています

イーべ!では、専門スタッフがイベントの概要をお伺いし、イーべ!のご採用、導入までのステップをご案内しております。ご希望に合わせたカスタマイズも柔軟に対応いたします。 Zoomなどオンライン通話 にて無料でお伺いしていますので、ご都合のいい日時を 下のボタン からお知らせください。

取材した人

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ひの りほ / 神奈川県川崎市出身。教育・人材の営業職、派遣、パン屋のパートを経てフリーライターへ。企業の広報PR・BtoBメディア、メルマガなど幅広く担当し、現在は企業に寄り添うPRライターとしてビジネスの発展・信頼関係の構築支援を行っている。キャッチコピーは「PR×ことばの伴走者」。朝の旅番組が好き。Twitter

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編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。CI、企業広告、流通・通販広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter


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ご利用事例

会場開催(オフラインイベント)での主な利点

  • 非接触で受付、QRコード受付
  • 来場者管理〈 人数制限 〉〈 人流抑制 の為の抽選機能 〉
  • 有料開催の場合、申込時にクレジット決済〈 Stripe決済連携 〉
  • 来場者をリスト化
  • 入退場時間の記録
  • アンケート実施
  • 万が一感染が発覚した場合の一斉連絡( E-mail・SMS )

オンライン開催での主な利点

  • 有料開催の場合のクレジット決済
  • 大人数に対し、ログイン情報などを送信
  • アンケート実施