事例|ホテル×音楽。約150席が10分で完売!QRコード受付で来場者対応を素早く快適に|センタラグランドホテル大阪

センタラグランドホテル大阪は、アジア大陸で93ものホテルを展開するタイのセンタラ ホテルズ & リゾーツが、日本第一号店として開業した地上33階建てのホテル。開業を記念し、有名アーティストを招いたライブを開催。予約窓口、当日QRコード受付などにイーベ!をご活用いただいた感想を、担当の魚野さんにイーベ!スタッフが伺いました。

この記事の内容 | もくじ
【 口コミでイーベ!を知る 】
ホテルロビーの混雑を防ぐQRコード受付
【 ホテル業務と並行してのイベント準備 】
忙しい主催者が直感的に使えるシンプル操作
【 当日は約200名がQRコード受付 】
スムーズにQRコードをかざし入場、ライブを堪能

イベント概要

企業名センタラグランドホテル大阪
ジャンルホテル
催し内容音楽イベント
開催日2023年8月19日
準備期間およそ2か月間
カスタマーサポートとの連絡手段電話、メール、Zoom
ご利用いただいた機能/サービス一斉メール配信/イベントフォーム作成/QRコード受付/お連れ様機能

【 口コミでイーベ!を知る 】
ホテルロビーの混雑を防ぐQRコード受付

― ホテルについて教えてください

センタラ ホテルズ & リゾーツは地元タイをはじめ、アジア諸国では知名度のあるホテルグループです。この度は日本初上陸として大阪難波の地にやってまいりました。

センタラグランドホテル大阪の館内には、515室の客室のほか、本格的なタイ式トリートメントを体験できるスパ、活気あふれる難波の街並みを一望できるルーフトップレストラン、そしてこの度の音楽イベントの会場ともなったグランドボールルームを備えています。

セミナー・イベント管理イーベ!
セミナー・イベント管理イーベ!

― イベントについて教えてください

ホテルの完成を国内に広報することを狙いとしたイベントです。有名なアーティストの方々をお招きしてホテルを会場としたライブを開催することで、センタラグランドホテル大阪に足を運んでいただき、近代建築の傑作ともいえるラグジュアリーな空間や、エキゾチックなタイの遊び心ある設え、そのすべてを五感で楽しんでいただくことができました。

― イベントサービスを導入するきっかけは何だったのでしょうか

日頃ホテルが企画するイベントの場合、お客様の参加申込を受け付ける際には電話でも対応できる程度の余裕があるものです。

ところが、この度の出演アーティストの方々は全国的にファンが非常に多いため、チケット販売開始のタイミングで応募が殺到することは想像できました。電話対応ではなく、イベントフォームから応募いただく形に一本化できれば、という思いでイベントサービスを探し始めたのがきっかけです。

― どのようにイーベ!を知っていただきましたか?

口コミですね。イベントに強い会社さんから、イーベ!を教えていただきました。使いやすさと機能の充実どちらも網羅できていて、費用感もちょうどよかったと聞いており、実際に利用してみて、評判通りだったと満足しています。

― 重要視した機能は何でしたか?

チケットのWEB販売に加え、重要視したのはQRコード受付です。イベント当日の受付スピードを早くするために、QRコード受付が必要と考えました。

受付では金銭授受や座席指定など細かいやり取りが発生します。ホテルロビーでイベント受付をする中、通常の宿泊やレストラン利用のお客様との混乱を避けるためにも、イベント受付の時間短縮は重要なんです。

\ここがPOINT/ イーベ!×ホテルのメリット①

ホテルロビーの混雑を防ぐ

ホテルの顔といわれるホテルロビーが、そのままイベント受付となるケースも多いホテル催事。なるべくお客様をお待たせすることなくお通ししたい、というニーズは多くいたただきます。QRコードをご利用いただくことで「改札並み」のスピードで受付することが可能です。

 デモ動画URL 改札並みのはやさ!

【 ホテル業務と並行してのイベント準備 】
忙しい主催者が直感的に使えるシンプル操作

イーベ!を導入してみて、どんなことが変わりましたか?

約150座席分のチケットが10分で完売したことです。

イーベ!導入前なら、8名ほどで電話対応してチケットを販売していたところを、イーベ!のフォーム申込という形でチケット販売できたので助かりました。もし従来通り電話対応しようとしていたら、電話がつながらないなどのトラブルもあり得たかもしれません。イーベ!があって本当によかったです。

想定を超える反応に、追加で会場スペースを拡げ、最終的に約200名近くの来場となりました。

イベント準備業務は軽減できましたか?

そうですね。開業するホテルって、本当に忙しいんです。本業もある中、たくさんある業務の中の一つがイベントなので、イーべ!カスタマーサポートに助言いただきながら、業務工数を軽減する工夫を様々試しながら準備していきました。

例えば、参加申込フォーム作成時に必要な顧客情報を網羅しておいたので、あとからイーべ!上で簡単に一元管理できてスムーズでした。

イーベ!機能でよかったところは?

操作がシンプルでわかりやすいです。特に、申込者一覧が簡単にCSV形式でダウンロードできるところがよかったです。

ホテルの場合、イベント専任の担当が在籍しているケースはあまりなく、多くのホテルが、イベントの時だけスタッフが集まって協力するケースが一般的と思います。私たちも、普段はインバウンドなど全く違うことをしているスタッフが一時的に集まって協力しています。

イーベ!は操作がシンプルで、詳しいオリエンをしなくても、色んなスタッフがパッと対応できるのが良いですね。当日のQRコード受付も問題なくスムーズに受付できていました。

ここがPOINTイーベ!×ホテルのメリット②

シンプル操作で他スタッフが連携しやすい。

イーベ!は多様な業界、業種の方々にとって、ストレスのないサービスであることを大切にしています。例えば、当日スタッフもすぐに共有しておきたい申込者一覧はワンクリックでダウンロードが可能です。

【 当日は約200名がQRコード受付 】
スムーズにQRコードをかざし入場、ライブを堪能

当日のお客様のご様子はいかがでしたか?

お仲間やお友達と誘い合っての来場が多く、イーべ!機能の一つである「お連れ様機能」(代表者お一人の応募でご家族・グループ分もまとめて申し込みができる)が役に立ったなという印象です。豪華アーティストとのひとときを、皆様とても楽しそうに堪能していらっしゃいました。関西はもちろん、関東からも足を運んでいただき、センタラグランドホテル大阪のブランド認知を促すイベントとして成功できたと思います。

 イーべ!機能 お連れ様機能

― QRコードへの抵抗はありませんでしたか?

アーティストの世代的に50代、60代のお客様が一番多かったのですが、まず、ネット予約をご自分でなさっている方々ですので、QRコードもつまづく様子は見られませんでした。

運営の準備の中でもQRコードの配信には工夫はしていて、具体的には、リマインダーメール機能を活用して、前日と当日にQRコードを送っていました。そのため、過去メールを遡ってQRコードを探す必要がなく、皆様スムーズでした。

― ありがとうございます。リマインダーメールは他のイーべ!ご利用者様からも喜んでいただくことの多い機能なんです。

リマインダーメールはいいですね。

イベント参加申込の受付完了メールから当日配信メールに至るまで、予め設定してからイベントに臨みました。金銭授受の流れやルール等も、事前にきっちりリマインダーメールに落とし込んでおいたので、チケットを購入されたお客様も「次は振込をすればいいんだな」とか「あとは待っておくだけでいいよね」などと安心して当日を迎えられるように配慮できました。ホテルとして丁寧で細やかな案内が実現でき、とてもよかったと思います。

\ここがPOINT/イーベ!×ホテルのメリット③

リマインダーメールで来場者に安心を届ける。

ホテルの宿泊予約で使われる予約確認メールのように、イーベ!には「リマインダーメール」という機能があります。

予約受付完了のお知らせや、会場の地図、当日の持ち物など、適切なタイミングで、適切な情報をお届けできます。特にQRコードを使った入場受付をする際には、入場用のQRコードを、前日や当日のリマインダーメールで再配布することをおすすめしています。

 イーべ!機能 リマインダーメール機能

最後に、イーベ!全体を通して、いかがでしたか?

本業であるホテル立ち上げの業務の方が忙しくて、イベント運営だけに専念することはできず、マニュアルを読む時間が取れなくて…。それでも、私を含めて5名ほどでイーベ!管理画面に入って操作しましたが、操作がシンプルなのでわかりやすく、困っているメンバーがいなかったことが印象的でした。

イベントが無事に終えられたのは、イーベ!カスタマーサポートのおかげとも思っています。質問があれば、電話やZoomで丁寧に教えていただくことができて、とても助かりました。サポートへの満足度はとても高いです。ありがとうございます。

カスタマーサポートより

セミナー・イベント管理イーべ!

この度はご盛会おめでとうございます。

また、口コミでご縁をいただき、誠にありがとうございます。

新しいホテルの開業という貴重な機会にイーベ!をお選びいただき、嬉しく思っております。

イーベ!では、カスタマーサポートが伴走してサポートを行っております。

今まで培ってきたノウハウを活かし、スムーズかつ安心できるイベント開催のサポートやご提案をさせていただきます。

▶「伴走サポート」もございます

 イベント開催の際は、ぜひ一度ご相談ください。

この記事をつくった人

セミナー・イベント管理イーべ!

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

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イーベ!をご利用いただいた事例

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リマインダーメールでオンライン配信の参加率50%→75%|ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ!を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ
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