【少ない人員でイベントを回す】建設系フォーラムの来場者管理をイーべ!で。2000人超えの来場 | イーべ!事例

感染症対策を機に来場者管理方法を見直し。
2000人超えのイベントでもQRコードひとつで受付が完了する!
少ない人員で大きなイベントを回せたのはイーベ!があったから

イーべ!を導入いただいた建設技術系フォーラム イベントを取材!ライター日野 と イーべ!広報 坂田 が、当日の様子や導入までの流れをご紹介します。 

もくじ
1 イベント詳細・課題
2 運用のきっかけ
3 イーベ!を導入してよかった点
4 イーベ!スタッフからメッセージ
5 イーベ!でご活用いただいた機能
6 Zoomでご説明します

1 イベント詳細

会場:大規模コンベンションホール(約3000人収容)
料金:無料
日程:平日2日間(2021年秋)
ジャンル:建設技術系
開催方式:会場開催と一部Web配信

イーベ!導入の目的

  • 感染症対策として、来場者管理がしたい
  • チケット(紙)を発行する形での受付・来場者管理は、手間と人員確保に追われる為、脱却したい(コスト削減)

課題

  • 紙で受付をすると、受付入場スタッフを多く配置しなければならない
  • 大規模イベントになればなるほど手間と工数がかかり、データ集計などに時間がかかる

イーベ!導入の効果

  • 感染症対策としての来場者管理ができた
  • QRコードを初めて扱う方でもスムーズな入場ができた
  • 1回の申し込みで複数名一度に申し込める機能で企業単位の申し込みの把握が簡単
  • お知らせなどを参加者へ一斉送信でき、工数がかからない
  • 最小人数でのイベント開催が可能になり、人員とコストの削減を達成できた

2 イーベ!運用のきっかけ

1回の申し込みで複数名が一度に登録できる「お連れ様機能」で企業単位もOK

感染症対策をきっかけに、来場者管理システムの導入を検討しました。
企業単位での参加が多く、1回の受付で複数名一度に申し込める点(お連れ様機能)、開催概要を一斉配信できる点に惹かれ、イーベ!を採用しました。
来場者状況をリアルタイムで把握できるので、大規模のイベントに適していると感じます。

セミナー・イベント管理イーべ!
イーべ!画面

3 イーベ!を導入してよかった点

  • 受付QRコードはスマホでも紙でもOK。幅広い年代が使いやすい
  • イーベ!で情報収集。開催報告書を作るツールとしても活用できた
  • イーベ!導入後、作業時間が1/2に削減

受付QRコードはスマホでも紙でもOK。幅広い年代が使いやすい

参加企業は、中年層の参加が多く、受付をQRコード読み取りで行うにあたり、スマホをかざしていただくだけではなく、印刷したQRコードでも出来たのが参加者にフィットできたと思います。
スムーズな受付だったので、感染症対策を万全にした上でイベントの開催ができました。
実際、QRコードがはじめてという方も問題なく受付でき、トラブルは1件もありませんでした。
イーべ!を導入して本当に助かっています。今後もずっと使っていく予定です。

イーベ!で情報収集。開催報告書を作るツールとしても活用できた

開催されたイベントを振り返るため、「開催報告書」を毎回作成しています。
その際にも、来場状況の把握やアンケート集計が簡単にできるので、データ収集ツールとしても有意義だと感じました。
最大30項目の質問を設定できるので、参加者の声を詳細に拾い上げ、反省や分析の材料として次のイベント開催に活かすことができることはとても大きいです。

イーベ!導入後、作業時間が1/2に削減

以前は「手作業+紙媒体」で入場管理を行っていたため、【紙に必要事項を記入⇒名刺受取⇒受付完了】という流れをとっており、8名スタッフを備えなければなりませんでした。

イーべ!導入後は、事前に申し込みフォームで必要な情報をすべて取得済みなので、イベント当日はQRコードを読み取るだけで入場できるようになりました。
受付スタッフも3名で対応可能になり、イベント規模は変わらないのに、人員とコストの削減を達成することができました。

4 イーベ!スタッフからメッセージ

この度はイーベ!を導入いただきありがとうございます。昨年に続き2度目のご利用をいただきお役に立てて光栄です。
より満足度の高いイベントを目指し、よりよいご提案をさせていただけるよう努めます。この度は、イーベ!を信頼しご導入くださりありがとうございました!

5 イーべ!でご活用いただいた機能

■ 開催前

■ 開催当日

■ 後日

6 カスタマーサポートがZoomでイベントの概要をお伺いしています

イーべ!では、専門スタッフがイベントの概要をお伺いし、イーべ!のご採用、導入までのステップをご案内しております。ご希望に合わせたカスタマイズも柔軟に対応いたします。 Zoomなどオンライン通話 にて無料でお伺いしていますので、ご都合のいい日時を 下のボタン からお知らせください。

取材した人

セミナー・イベント管理イーべ!

ひの りほ / 神奈川県川崎市出身。教育・人材の営業職、派遣、パン屋のパートを経てフリーライターへ。企業の広報PR・BtoBメディア、メルマガなど幅広く担当し、現在は企業に寄り添うPRライターとしてビジネスの発展・信頼関係の構築支援を行っている。キャッチコピーは「PR×ことばの伴走者」。朝の旅番組が好き。Twitter

セミナー・イベント管理イーべ!

編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。CI、企業広告、流通・通販広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter


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イーベ!をご利用いただいた事例

GMOメイクショップ株式会社様
リマインダーメールでオンライン配信の参加率50%→75%|ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ!を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ
パシフィコ横浜様
担当者リモート管理でもスムーズな受付を実現|横浜グローバルMICEフォーラムの来場管理にイーベ!を採用。限られた時間でミスなく運用するため、来場者情報のCSVインポートに工夫を。入場モニター機能で「今どこに何人いる」が分かり、全体の様子を俯瞰して見ることができました。> 詳細はコチラ
自治体様
抽選機能で公平な抽選を|4,000人規模のキッズ向け親子参加ワークショップ。複数名が一度に申し込める点、開催概要を一斉送信できる点が魅力でした。当日はQRコード受付で改札並みの早さを実現。来場状況もリアルタイムで把握でき、感染症対策にも役立ちました。>詳細はコチラ
医系専門予備校メディカルラボ様
複数拠点チェックイン機能でブース訪問経路を把握|合同説明会形式の進学イベントでイーベ!を採用。直感的な操作画面が決め手でした。紙からデジタルに移行し、個人情報の取り扱いも安心の管理体制へ。当日の受付人員・手間も削減。経路の把握によって明確で具体的なアフターコールができ、有意義さを実感しています。>詳細はコチラ
株式会社エンファム. 様
自社システムから移行し受付操作がシンプルに|「リトル・ママ」主催ファミリーイベント。完全予約制の人気コンテンツも。当日スタッフはママが担当する中、スタッフも来場者もシンプルな操作でスムーズに受付。イベントを楽しむ・関わる側、誰もが主役になれる場を作りたいという想いを、ハード面でサポートしてくれます。>詳細はコチラ

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