事例|令和5年 造幣局「桜の通り抜け」|2度目の事前予約制で約17万人→約24万人へ動員数増|準備期間から当日の様子をレポート

令和5年4月、浪速の春を飾る風物詩として人々に愛されている、大阪 造幣局「桜の通り抜け」にイーベ!をご利用いただきました。

新型コロナウイルス感染症の安全対策のため、昨年に続き2度目の「事前予約制」としつつ、一人でも多くの方に桜を楽しんでいただけるようにと、今回は入場者の上限を増やして開催。

担当したイーベ!カスタマーサポートより、準備期間から開催当日の様子をご紹介します。

催し名桜の通り抜け(大阪)
会場大阪市北区天満1-1-79
開催日2023年4月7日〜4月13日
開催形式会場参加
主催独立行政法人 造幣局

事前|2度目の事前予約制。動員数増でもスムーズに

― 希望日時を選択しやすい申込フォーム

申込フォームは前回と同様、カレンダーから希望の日時を選択して申し込みができるように。
アドレス登録用フォームからメールアドレスを登録 → 登録完了後に送られるメール内のリンクからカレンダーページにアクセス → ご希望の日時を選択し申し込みを行う という流れです。

そうすることで、メールがきちんと申込者に届いているかの確認にもなり、確実に申込完了のメールを届けることにも繋がります。

― 申込方法の選択肢を増やし、幅広い年代に対応

お申し込み方法として「申込フォーム」と「電話」の2つを採用。
それにより、インターネットでのお申し込みが難しい方にも対応でき、幅広い年代の方に参加いただけるよう工夫されていました。

― ご利用いただいた機能|大規模アクセス対策・独自ドメイン・SMS配信

イーベ!の機能のうち、ご利用いただいた機能を抜粋してご紹介します。

  • 大規模アクセス対策

受付定数を超える、もしくは、短期的にアクセスが集中する見込みがある場合に、事前に対策をいたします。
開催イベントの規模感と申込のタイミングを伺い、大規模アクセスの対応を事前にお打ち合わせし、適切な対応数をご提案いたします。

 イーべ!機能 大規模アクセス
  • 独自ドメイン設定

インターネットにおける「住所」にあたる「URL」の部分を独自の単語に設定することができます。
ご運用のWebサイトなどがある場合、イーベ!を使った申込受付をする場合も、同一のドメインで運用することで、利用者への信頼に繋がり、ブランド感を高める効果を期待できます。

 イーべ!機能 独自ドメイン設定
  • SMS配信

SMSとは、電話番号宛に送信するメールです。
1通あたり送信費用が別途必要ですが、メール到達率が高く、重要なお知らせに有効です。

メールが届かないという場合に備え、SMSを取り入れることにより、お申し込みいただいた方に必ずメールをお届けできるよう、対策しました。

 イーべ!機能 SMS配信

― カスタマーサポート対応の流れ

イーベ!は、一度ご利用いただくと、シンプルな操作で分かりやすいシステムです。

造幣局様におかれても、イーベ!をご利用いただいたご経験から、今回は操作方法などのレクチャーは必要なく、ご自身で操作いただけました。
同様に、受付スタッフの方も、問題なくイーベ!の操作ができたようです。

また、作成したイーベ!のフォームが正しく操作できるのか、テストを行うための「テストフォーム」をイーベ!側で作成し、操作方法のテストを行いました。

カスタマーサポートが伴走することにより、安全にイベントを開催するためのご提案やサポートを行っています。

当日|幅広い年代の方がそれぞれに桜を楽しむ

― 5レーン用意、スムーズな受付

当日は受付を5レーンご用意いただきました。昨年の約17万人→約24万人へと、人数の上限を増やしての開催でしたが、スムーズに受付を行うことができました。
QRコード読み取り用の端末は10台。5つの端末で読み取りを行い、残り5台は予備としてご用意いただき、不測の事態への備えも万全。

また、電話でお申し込みをされた方は、「電話番号」と「名前」で本人確認をすることで、受付での入場処理を行いました。

 イーべ!機能 QRコード受付

― 会場の様子

お子さんからご高齢の方まで、幅広い年代の方が来場されていました。

また、観光で来られた方も増えており、多くの方が桜の通り抜けを楽しまれていたようです。
ゆっくりと桜を眺めている方や写真撮影をしている方、それぞれの楽しみ方で桜を満喫されていました。

まとめ|イーベ!スタッフよりメッセージ

セミナー・イベント管理イーべ!

「桜の通り抜け」の入場管理にイーベ!をご利用いただき、誠にありがとうございます。

入場管理を取り入れることで「ゆっくり楽しめる」というお客様のお声が上がるなど、「桜の通り抜け」の新しい楽しみ方が生まれたのではないかと思います。
どのくらいの方が来場されるのかを事前に把握できることで、スタッフの配置や役割分担をしっかりと練ることができ、スムーズなイベント運営に繋がります。

また、来場者にとっても、スムーズに入場できることや、イベントをゆっくり楽しむことができるといったメリットがあります。

イーベ!では、カスタマーサポートが伴走してサポートを行っております。
今まで培ってきたノウハウを活かし、スムーズかつ安心できるイベント開催のサポートやご提案をさせていただきます。

イベント開催の際は、ぜひ一度ご相談ください。

>> 大阪 造幣局「桜の通り抜け」2022年のレポートはコチラ

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーベ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

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イーベ!をご利用いただいた事例

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複数拠点チェックイン機能でブース訪問経路を把握|合同説明会形式の進学イベントでイーベ!を採用。直感的な操作画面が決め手でした。紙からデジタルに移行し、個人情報の取り扱いも安心の管理体制へ。当日の受付人員・手間も削減。経路の把握によって明確で具体的なアフターコールができ、有意義さを実感しています。>詳細はコチラ
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