「初めてでもできた」直感的な操作・スムーズなQR入場に安心|北海道最大規模イベント・土木・建築系 展示会 | 主催者インタビュー

セミナー・イベント管理イーべ!

2日間で3200名を動員した、イベントランド北海道2022(同時開催:北海道土木・建築ICT促進展)。
この大規模イベントを成功させた、イベントランド北海道2022実行委員会に参画した片桐企業グループさんは、意外にも初めてのイベント主催だったそうです。余韻冷めやらぬ中、イーベ!スタッフがZoom取材させていただきました。

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▲土木・建築業界でDXを推進する43社が出展。屋外ブースではICT建設機械の実機展示も。

この記事の内容 | もくじ
・はじめての主催で3000名規模
・【3つの工夫】Wi-Fi強化、前日練習、キャンセル受付機能
・前夜「眠れないほど不安」→当日「スムーズ操作・入場に安心」
・参加者に新たなイベント体験を創出
・イーベ!導入についてZoomでお伺いします

■ 取材先

片桐企業グループ 様

■ 開催イベント

名称:イベントランド北海道 2022

同時開催:北海道土木・建築ICT促進展

会期:2022年6月8日(水) 9:30~16:00
2022年6月9日(木) 9:30~15:00

会場:アクセスサッポロ 大展示場ABC 屋外展示場

内容:VRやドローン実演などのイベントコンテンツやサービスの紹介。i-Constructionの推進を目的とした建設機械等の展示とICT普及に向けた取り組み事例を紹介するセミナーの実施。

主催:イベントランド北海道2022実行委員会

はじめての主催で3000名規模

ー イベント企画会社ではないと聞きましたが、普段はどんなお仕事をされていますか?

片桐企業グループはレンタルを主軸に、建設・物流・介護・イベント・ITなどの幅広い事業を展開し、各社の専門性を活かしながらグループとしてお客様の課題解決にあらゆる角度からお応えするサービスを推進しています。
従来はイベントで利用される機器や設備のレンタル・会場設営・監理を通して、主催されるお客様をサポートする立場でしたが、この度、縁があって「イベントランド北海道2022」を主催する事になりました。自らが先頭に立つことは初めてでしたが、トラブルなく、2日間で総来場者およそ3200名と、成功を収めることができ安心しています。

ー 告知はどのように行いましたか?

新聞・ラジオ・SNS・パンフレット配布等で告知を行い、全てイベントHPへ誘導。イベントHPにイーベ!フォームのリンクを貼り、事前申込を促しました。

ー 準備期間はどれくらいありましたか?

イーベ!スタッフに案件相談をしてから本番まで2か月弱。規模を考えると非常に短かったです。プロジェクトメンバーは主に5名で進めました。

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▲800名の事前申込に対し、QR読取端末を2台用意。さらに当日受付窓口を5つ設置。

【 3つの工夫 】Wi-Fi強化、前日練習、キャンセル受付機能

ー どのような工夫を行いましたか?

【 工夫1 】インターネット環境の強化

通信環境の強化ですね。予め会場に光回線をひく、モバイルルーターを持参する、など徹底しました。イベント時のIT環境作りは、弊社のグループが日常的に提供しているサービスで、必要な機材・技術を持っているのでスムーズでした。

【 工夫2 】事前練習

イベント前日には会場で練習。当日も、不測の事態に備えて、受付の裏でフリーのスタッフが待機していましたが、出番なく無事に終了しました。

【 工夫3 】人数制限ありセミナーで「キャンセル受付機能(イーベ!機能)」の活用

会場内の一部ブースで、終日セミナーを開催していたのですが、セミナーのイベント作成から当日受付までを全てイーベ!で行いました。その際活用したのが「キャンセル受付機能」です。人気のセミナーでは120席でも満席となり「キャンセル受付機能」を活用して、受講したい方が1人でも多く参加できるように管理しました。

「キャンセル受付機能」についてもっと知る

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▲セミナーは事前予約制。開始時間に合わせて受付に来れば良いので来場者にもメリット

前夜「眠れないほど不安」→当日「スムーズな操作・入場に安心」

ー QRコード受付はスムーズでしたか?

受付業務もイベント主催も経験がなく、前夜は眠れないほど不安でした。ところが、当日は本当にスムーズに受付できて、来場者様を待たせることがなく、とても安心しました。初めてのことばかりだった私達でも大きなイベントを回せたのはイーベ!があったからだと本当に思います。

▲QRコード読取は「イーベ!受付リーダーアプリ」を使用。

ー 操作は簡単でしたか?

イーベ!採用理由でもありますが、開催当日、来場者様から「使いやすい」と喜んでいただけました。専門知識のないスタッフにもやさしい管理画面で直感的に操作できました。また、準備段階での話になりますが、入力フォーム編集画面で知りたい情報と不要な情報を簡単に選択できたのがとくに良かったです。

来場者管理「イーべ!」

▲ドラッグアンドドロップで自由に編集が可能

参加者に新たなイベント体験を創出

ー イーベ!を使ってみていかがでしたか?

本州のイベントではQRコード受付が増えていますが、北海道ではまだ珍しく、今回も初めてQRコード受付を体験した方が多かったようです。しかし初めての方も含め皆さんにスムーズに受付していただけたので、イベント体験の向上という意味でも参加者様にメリットがあったと思います。

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▲受付の様子

ー 今後もイーベ!を活用いただけそうでしょうか?

実はイーベ!を契約した当時は、イベントでなく、定期オンラインセミナー事業での活用を想定していました。急遽イベントの実施が先になりましたが、今後はオンラインセミナーも含めて力を入れて行きたいと思います。

ーありがとうございました。これからもイーベ!をよろしくお願いいたします。

この記事をつくった人

セミナー・イベント管理イーべ!

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

イーべ!導入についてZoomでお伺いします

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カスタマーサポート 荒谷

イーべ!では、専門スタッフがご用向をお伺いし、イーべ!のご採用、導入までのステップをご案内しております。ご希望に合わせたカスタマイズも柔軟に対応いたします。 Zoomなどオンライン通話 にて無料でお伺いしていますので、ご都合のいい日時を 以下のリンク からお知らせください。

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ご利用事例

会場開催(オフラインイベント)での主な利点

  • 非接触で受付、QRコード受付
  • 来場者管理〈 人数制限 〉〈 人流抑制 の為の抽選機能 〉
  • 有料開催の場合、申込時にクレジット決済〈 Stripe決済連携 〉
  • 来場者をリスト化
  • 入退場時間の記録
  • アンケート実施
  • 万が一感染が発覚した場合の一斉連絡( E-mail・SMS )

オンライン開催での主な利点

  • 有料開催の場合のクレジット決済
  • 大人数に対し、ログイン情報などを送信
  • アンケート実施