\当日レポート/九州最大級のプロフェッショナル展「九州放送機器展2023」|イーベ!でオリジナル入館証を発行|事例

九州最大級の映像・音響・照明・通信のプロフェッショナル展「九州放送機器展2023」の来場者管理にイーベ!をご利用いただきました。

記念すべき20周年にして初となるシステムを利用した「事前登録制」での開催。
イーベ!スタッフが会場へお伺いし、体感した開催当日の様子をレポートします。

この記事の内容 | もくじ
● 運用方法|イーべ!で入館証を事前にpdf配布
● 受付|丁寧&スムーズな受付!2つの設営アイデア
● 案内|看板で分かりやすい誘導を
● 感想|来場者を把握でき、アフターフォローにも
● 会場の様子|写真で伝える活気あふれる会場内

開催概要

催し名 九州放送機器展2023
開催日 2023年7月19日(水)〜20日(木)
会場 福岡国際センター
動員数 2日間合計   2,432名
( 7月19日 1,304名  /  7月20日 1,128名 )

来場対象

国内外の放送技術者、番組制作者、CATV、ケーブルテレビ関係者、照明・音響・PA技術者、その他映像、音響、照明クリエーター、学校及び学生、自治体の映像音響照明技術者、映像、音響、照明、販売関係者
主催 一般社団法人 日本ポストプロダクション協会
公式HP https://www.q-kikiten.com/

運用方法|イーべ!で入館証を事前にpdf配布

はじめに、今回のご運用方法について概要をご紹介します。

オプション機能オリジナル来場票機能
ご運用ポイント
  • 1つのイベントフォームで、2日程分を申込受付
  • 入館証(オリジナル来場票機能で作成)を申込完了メールに添付し、来場者ご自身で印刷・当日持参
  • 当日、入館証に記載のQRコードを読み込み受付
  • 来場者は会場内で、入館証をネックホルダーに入れて首から下げる
  • 開催日ごとの来場者を把握するため、1日目終了後に来場者情報をCSVダウンロード→申込者全員を受付前のステータスに変更→2日目受付開始

\オリジナル来場票機能とは?/

イーべ!を介して申込いただいた情報や、イーベ!に顧客情報インポートいただいた内容を、オリジナルの台紙(JPEG)に自動差し込みする機能です。
差し込む内容はお名前、受付用QRコード、会社名など自由に設定でき、入場券や招待状としてご活用いただけます。

 イーべ!機能 オリジナル来場票

\入館証 事前配布〜開催当日使用までのステップ/

【1】オリジナル来場票機能で入館証を作成後、申込完了メールに入館証のURLを添付

メール文面(一部抜粋)

【2】URLをクリックするとPDFが表示

ご作成の来場者入館証

【3】開催当日、印刷・持参した入館証をネックホルダーに

会場内で入館証を首から下げている様子

受付|丁寧&スムーズな受付!2つの設営アイデア

今回は、受付QRコードが記載された「来場票」を、来場者ご自身で印刷・持参いただく形式。

「事前に来場者登録がお済みの方(来場票あり)」と「当日会場にて来場者登録をされた方」で受付を分けることで、スムーズに受付を行うとともに、登録制を知らずに来場された方にもご対応できるよう工夫されていました。

受付開始直後には、入場待ちをされていた方で行列になっていましたが、トラブルなく、スムーズに受付されていました。

\設営point1/「事前に来場者登録がお済みの方」の受付

  • スマホを4台(スタンドあり)設置
  • 来場者が持参した来場票のQRコードを読み取り → ネックホルダーに入れる → 資料と一緒に来場者にお渡しという流れ

来場者の多くが、受付の手前で来場票を手元にご用意しており、とてもスムーズでした。
プロフェッショナル向けの展示会ということもあってか、認識が定着していることを感じました。

\設営point2/「当日会場にて来場者登録をされた方」の受付

  • 事前登録なく会場に来た方は、「登録用紙に記入」「スマホで登録」の2つの方法から選んで来場者登録が可能
  • 受付には専用の入館証(ネックストラップ)が用意されており、来場者から受け取った名刺を入れて、来場者にお渡しという流れ

登録用紙に記入する方、スマホから登録をする方、どちらもお見受けし、それぞれに合った方法でご利用されていることを実感しました。

案内|看板で分かりやすい誘導を

「九州放送機器展2023」は、福岡国際センターを貸し切ってのご開催。

広い会場内には随所に案内看板が設置され、イーベ!スタッフも楽しく・分かりやすく、会場内を回遊することができました。

受付ゲートをくぐった先には、タイムテーブルや会場の案内図を掲示。数あるブースの中から、来場者が目的のブースを見つけやすいよう配慮されていた

会場の出口には、アンケート案内や入館証の返却BOXが用意され、分かりやすくスムーズな導線に。スタッフが常駐せずともよく、その分ほかの場所のサポートに回れているように感じた

感想|来場者を把握でき、アフターフォローにも

開催当日、ご担当の方にイーベ!の使用感やご感想を伺うことができました。
お忙しい中にも関わらず、貴重なお話を聞かせてくださり、ありがとうございます。

― イーベ!を導入してよかった点

アナログでの対応と違って、「どなたが来場されたか」が分かる点がよかったです。また、予算面でも、低予算で導入できました。

今後について

今回、来場者ご自身で来場票を印刷・持参していただきましたが、将来的には、会場でQRコード受付をし、その場で来場票を印刷してお渡しできたらと思っています。
また、申込者管理もイーべで一元管理できたので、開催後は、申込者一覧を使ってメールでのアフターフォローなども考えています。

セミナー・イベント管理イーべ!

会場の様子|写真で伝える活気あふれる会場内

会場1階には、所狭しと100ブースの出展があり、あちこちで商談をされる様子が見受けられました。

ハイエースに放送機器を搭載した中継車の展示があるなど、普段見る機会のない機器を見ることができ、イーベ!スタッフも楽しみながら取材をさせていただきました。

会場内にはカメラステージが用意されており、ステージの様子を撮影した映像を側のモニターで確認できるといった、実際の機器の使用感をより体感できる内容に。

ステージ上では、本格的なボーカルとバンド演奏、ダンス、モデルによるシチュエーション撮影の他、ヨーロッパの大ホールや京都の街並みとのリアルタイム合成など、最新技術の展示も行っていました。

また、出展者は出展者用のネックホルダーを首から下げ、来場者は、印刷・持参した来場票(もしくは名刺入のネックホルダー)を首から下げており、その方が来場者なのか、出展者なのか、ひと目で分かるようになっていました。

そして、会場2階には飲食・販売コーナーがあり、飲食スペースも併設。
来場者にも出展者にも嬉しい憩いの場となっていました。

中には専門学校の学生さんの出店もあり、地域の繋がりを感じるとともに、フレッシュな姿にイーベ!スタッフもパワーをもらいました。

このたびは記念すべき20周年の開催にイーベ!をご利用いただき、誠にありがとうございました。

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

ご相談・お見積りなど専門スタッフがお伺いします

基本機能・事例・料金などを
資料ダウンロード

30日間すべての機能を
無料でお試しください

利用者さまの導入背景・効果など
詳細にご紹介

お電話でのお問い合わせは〈 TEL 092-525-7111 〉

\わかりやすい!Zoomセミナーで使い方実演!/

目的・業界で探す

気になるキーワードを入力

セミナー・イベント管理イーベ!

料金プランの選び方や伴走サポートのご希望などお気軽にご相談ください

イーベ!専門スタッフがご要望をお伺いし、最適なご案内をいたします。ご相談は無料です。お気軽にご相談ください。

様々なシーンでのイーべ!デモ フォーム

イーベ!をご利用いただいた事例

GMOメイクショップ株式会社様
リマインダーメールでオンライン配信の参加率50%→75%|ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ!を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ
パシフィコ横浜様
担当者リモート管理でもスムーズな受付を実現|横浜グローバルMICEフォーラムの来場管理にイーベ!を採用。限られた時間でミスなく運用するため、来場者情報のCSVインポートに工夫を。入場モニター機能で「今どこに何人いる」が分かり、全体の様子を俯瞰して見ることができました。> 詳細はコチラ
自治体様
抽選機能で公平な抽選を|4,000人規模のキッズ向け親子参加ワークショップ。複数名が一度に申し込める点、開催概要を一斉送信できる点が魅力でした。当日はQRコード受付で改札並みの早さを実現。来場状況もリアルタイムで把握でき、感染症対策にも役立ちました。>詳細はコチラ
医系専門予備校メディカルラボ様
複数拠点チェックイン機能でブース訪問経路を把握|合同説明会形式の進学イベントでイーベ!を採用。直感的な操作画面が決め手でした。紙からデジタルに移行し、個人情報の取り扱いも安心の管理体制へ。当日の受付人員・手間も削減。経路の把握によって明確で具体的なアフターコールができ、有意義さを実感しています。>詳細はコチラ
株式会社エンファム. 様
自社システムから移行し受付操作がシンプルに|「リトル・ママ」主催ファミリーイベント。完全予約制の人気コンテンツも。当日スタッフはママが担当する中、スタッフも来場者もシンプルな操作でスムーズに受付。イベントを楽しむ・関わる側、誰もが主役になれる場を作りたいという想いを、ハード面でサポートしてくれます。>詳細はコチラ

企業、自治体、大学、代理店、商社、旅客業、不動産、社会福祉協議会、各種組合など
幅広い業種の皆さまにご利用いただいています

最新の導入事例

もっと事例を見る

導入のご検討は お電話 も 092-525-7111 平日10:00〜17:00 資料ダウンロードする / 無料 30日間無料で体験