神奈川学園中学・高等学校文化祭 2023にイーベ!をご利用いただきました|利用後のお声

この記事の内容 | もくじ
・「イーベ!」が必要と思ったきっかけ
・以前までは、どういった方法で開催されていましたか?
・「イーベ!」を導入してよかった点
・文化祭のご運営について
・来場者の傾向をお聞かせください

イベント概要

催し名神奈川学園中学・高等学校文化祭 2023
参加費無料
開催日2023年9月16日・17日
来場者概数約4500人(2日間)

「イーベ!」が必要と思ったきっかけ 

今年度の文化祭は、ようやくコロナ禍が一区切りして3年ぶりに一般のお客様に開放することになりました。文化祭は人がかなり密になるイベントですので、安全のためにも来場者の把握をして開催したいと考え、事前登録と受付システムの導入を決めました。

いくつかのサービスを比較したうえで「イーベ!」の導入には文化祭やイベントでの活用事例が大変参考になりました。受付の設営のようすや人流の設計など具体的な情報がたくさんあったので、本校でもスムーズに導入できるのでは、と感じました。 

以前までは、どういった方法で開催されていましたか? 

コロナ禍前の2019年度までは文化祭の来場者チェックはせず、来場人数だけ手動でカチカチとカウントしていました。コロナ禍中は来場者を生徒の家族だけに絞り、人流抑制と来場者把握をしていました。

本校ではGoogle for Educationを活用しているので、事前にGoogleフォームで申し込んだ枚数だけ入場券を生徒経由で配付して、当日は受付で入場券の予約確認と体温チェックをしていました。
今年度も生徒の家族には入場券制にしたのですが、この入場券制は事前の手間や、当日受付でもチェックを通るのに時間がかかるので大変で、来年度はすべての事前登録と当日受付を「イーベ!」に移行できないか検討しています。 

文化祭当日の様子

「イーベ!」を導入してよかった点 

開催当日の受付担当者人数を減らすことができました。

デジタルにあまり慣れていない担当者でもまったく困ることなく受付業務ができました。お連れ様の受付も直感的にわかりやすい操作でできました。

受付通過にかかる時間が1人あたり数秒なので、受付前に行列ができることもなくスムーズに入場いただけました。来場者のデータがリアルタイムに記録されるので、イベント当日に分析ができて2日目の運営の参考にすることができました。人数カウントも当然自動なので正確で良いです。 iPadは電源につないで使って1台で十分で、一日中アプリがダウンすることもなくサクサク動いて大変すばらしいです。 

 イーべ!機能 お連れ様機能

文化祭のご運営について

会場の案内や、受付の設営やQRコードの読み取りなどは前もってリハーサルをしたり、アイデア出しをされたりしたのでしょうか? 準備について、エピソードあればお聞かせください

「イーベ!」の活用事例を参考にしたのと、受付に役に立つ資材をサイトにご用意いただいていたのでそれも使ってサインを作りました。

 イーべ!お役立ち記事 開催当日マニュアル・お役立ちツール|ダウンロードしてご利用ください

QRコード受付が我々にもお客様にも初めてなので、迷うことのないように誘導するにはどうしたらいいか考え、準備しました。メタルラックは理科の授業でiPadを使うために100均グッズで作った道具の流用で、 ちょうど使えてよかったです。

事前の練習は実際に受付に入るスタッフには実はそんなにしておらず、当日にお客様受付を実演しながら説明したくらいで全く問題ありませんでした。 

イーベ!のお便利アイテムや身近なアイテムを利用して、分かりやすい案内を作成

来場者概数、来場者様の世代やどういった立場の方が多いか傾向をお聞かせください

来場者は2日間で約4500人でした。 

生徒の家族が半分以上で、「イーベ!」で受け付けたお客様の中では卒業生とそのご家族が多いです。文化祭を機会に懐かしい制服や校舎や先生方に会いに、卒業生が毎年多く来てくれています。 

イーベ!スタッフよりメッセージ

この度はイーベ!をご利用いただき、ありがとうございました。

イーベ!の活用事例やお役立ちアイテム記事を参考にしていただけたとのことで、とても嬉しく思います。
他にも、理科の授業で使われているアイテムを流用されるなど、臨機応変なアイデアが光っているなと感じました。

今後もよろしくお願いいたします!

神奈川学園中学・高等学校文化祭 2023様のアイデアをイーベ!スタッフが再現

メタルラックを使用した受付の様子を拝見し、イーベ!スタッフ内で「このアイデアいい!」と大盛りあがり。
イーベ!スタッフで受付を再現してみました!
ぜひこちらもご覧ください。

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

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イーベ!をご利用いただいた事例

GMOメイクショップ株式会社様
リマインダーメールでオンライン配信の参加率50%→75%|ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ!を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ
パシフィコ横浜様
担当者リモート管理でもスムーズな受付を実現|横浜グローバルMICEフォーラムの来場管理にイーベ!を採用。限られた時間でミスなく運用するため、来場者情報のCSVインポートに工夫を。入場モニター機能で「今どこに何人いる」が分かり、全体の様子を俯瞰して見ることができました。> 詳細はコチラ
自治体様
抽選機能で公平な抽選を|4,000人規模のキッズ向け親子参加ワークショップ。複数名が一度に申し込める点、開催概要を一斉送信できる点が魅力でした。当日はQRコード受付で改札並みの早さを実現。来場状況もリアルタイムで把握でき、感染症対策にも役立ちました。>詳細はコチラ
医系専門予備校メディカルラボ様
複数拠点チェックイン機能でブース訪問経路を把握|合同説明会形式の進学イベントでイーベ!を採用。直感的な操作画面が決め手でした。紙からデジタルに移行し、個人情報の取り扱いも安心の管理体制へ。当日の受付人員・手間も削減。経路の把握によって明確で具体的なアフターコールができ、有意義さを実感しています。>詳細はコチラ
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自社システムから移行し受付操作がシンプルに|「リトル・ママ」主催ファミリーイベント。完全予約制の人気コンテンツも。当日スタッフはママが担当する中、スタッフも来場者もシンプルな操作でスムーズに受付。イベントを楽しむ・関わる側、誰もが主役になれる場を作りたいという想いを、ハード面でサポートしてくれます。>詳細はコチラ

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