年間を通して数多くのイベント・セミナーを開催されているGMOメイクショップさま。

2023年6月8日、イーべ！をご利用いただいたイベント、GMOメイクショップさま主催「makeshop day 福岡支社6周年記念セミナー」に、イーべ！代表の幡司（はたじ）と広報スタッフが参加させていただきました。

「makeshop day」は、現地とオンラインでのハイブリッド開催。弊社スタッフ一同は、現地開催の会場に参加しました。
イーベ！スタッフが感じた工夫と、開催当日の会場の様子をレポートします。

この記事の内容 | もくじ
● 開催前｜うっかり防止＆参加しやすい リマインダーメール
● 当日受付｜スムーズで丁寧なご案内
● 入場パスで受付済みを把握
● 会場内のご様子
● 会場・アクロス福岡｜多方面からアクセス良好
● その他 事例｜GMOメイクショップ様

開催前｜うっかり防止＆参加しやすい リマインダーメール

参加者として申し込み後、GMOメイクショップさまから3通のメールを受信しました。

• （申込直後）申込受付確認メール
• （開催3日前）リマインダーメール
• （開催前日）参加QRコード配布メール

リマインダーメール機能を使い、開催3日前、開催前日にメールを送ることで、当日忘れていたという「うっかり」を防止。
さらに、受付用QRコードを「前日にのみ」送信することで、参加者が分かりやすいようにと工夫されていました。

＼イーベ！機能について補足／

イーベ！では、申込者ごとに固有のQRコードが発行されます。
”メールに差し込むたびに新たなQRコードが発行される”というわけではなく、
”何度メールに差し込もうとも一貫して同じQRコード”です。

しかし、QRコードつきのメールが何通もあることで、参加者がどのQRコードを提示したらよいか迷われるケースがあり、「前日のみ」送るよう工夫して運用されたとのことでした。
年間に数多くのイベント・セミナーを主催されているGMOメイクショップさまならではの工夫だなと、イーベ！スタッフも気づきをいただきました。

当日受付｜スムーズで丁寧なご案内

会場の入り口に用意された受付には、看板を設置し、受付手順を参加者に分かりやすく伝える工夫が。

受付は、パソコン+外部接続リーダーで行い、臨機応変にスマホでの受付対応もされていました。

＼イーベ！機能について補足／

イーベ！では、無料の専用リーダーアプリをインストールすることで、スマホやタブレットで受付を行うことができます。

また、受付ではしっかりと役割分担をされていたのが印象的でした。
入り口そばのご担当者にて、QRコードを読み取り受付。その後、別のご担当者にて、記念品のお渡しと、セミナー会場へのアテンドをされていました。

セミナー開始時間の直前には来場が重なることもありましたが、スムーズに受付ができていました。

入場パスで受付済みを把握

今回は7部のセミナーなどから成る、入退室自由・部分参加可能なセミナー。
受付後、首から下げる「入場パス」を参加者の皆さんに配布されていました。

「入場パス」を配布 ＆ セミナー参加中は首から下げていただくようお願いすることで、ひと目でその方が「受付済み」だと把握でき、再入場の際などにも「受付済みかの確認の手間」が不要に。

受付が必要な方、受付済みの方を分けて、確実にご対応できるように工夫されていました。

会場内のご様子

セミナー会場には、次々に参加者の方が入室されていました。

開会前のご挨拶で、スポットライトを浴びながらお話をされる司会の戸恒様、福岡支社長の古屋様。

セミナーが始まると、参加者はご自身のパソコンを広げて、しきりにメモを取りながらお話を聞かれていました。

会場・アクロス福岡｜多方面からアクセス良好

会場は、アクロス福岡の円形ホール。
我々は一番乗りして、開始前の会場の様子を写真に収めることができました。

今回、会場となったアクロス福岡は、福岡空港から、博多駅から、西鉄福岡天神駅からと、多方面からアクセス良好です。
天神地下街から直結しているので、雨の日の移動でも安心でした。

アクロス福岡といえば、緑あふれる「ステップガーデン」。
建築当初は全体で76種・37,000本を植栽したところ、現在、補植や野鳥などにより200種ほどになっているそうです。（2023年6月12日時点）

当日は、お足元が悪い中にも関わらず、続々と参加者の方が足を運んでおられました。

この度は、イーベ！をご利用いただき、また、開催当日のお忙しい中撮影にご協力いただき、誠にありがとうございました。

その他 事例｜GMOメイクショップ様

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イーベ！をご利用いただいた事例

GMOメイクショップ株式会社様 リマインダーメールでオンライン配信の参加率50％→75％｜ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ！を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ

パシフィコ横浜様 担当者リモート管理でもスムーズな受付を実現｜横浜グローバルMICEフォーラムの来場管理にイーベ！を採用。限られた時間でミスなく運用するため、来場者情報のCSVインポートに工夫を。入場モニター機能で「今どこに何人いる」が分かり、全体の様子を俯瞰して見ることができました。> 詳細はコチラ

ご利用事例

• 進学相談会、企業説明会の申込、開催当日の受付管理
• 大学・学習塾の講義・授業の申込〈 オンライン/会場開催 両方 〉
• 応募フォームとして　抽選→当選のお知らせ
• ライブ配信イベントを有料開催
• 「整理券」として事前申込受付
• 成人式（二十歳のつどい）来場者管理〈自治体さまにお選びいただいています〉
• 職域接種の受付管理
• アンケート〈 紙不要、非接触で回収 〉
• 抽選・キャンセル待ちが必要な人気イベント
• Zoomセミナー
• 限定商品の販売・キャンセル待ち受付・早割など、特別感のある販売
• 新商品の説明会
• 参加者の情報をもとに顧客情報管理したい
• ホテルの催事・イベント予約管理
• ファミリーセールの受付・抽選。優待販売会の受付

会場開催（オフラインイベント）での主な利点

• 非接触で受付、QRコード受付
• 来場者管理〈 人数制限 〉〈 人流抑制の為の抽選機能 〉
• 有料開催の場合、申込時にクレジット決済〈 Stripe/GMO決済連携 〉
• 来場者をリスト化
• 入退場時間の記録
• アンケート実施
• 万が一感染が発覚した場合の一斉連絡（ E-mail・SMS ）

オンライン開催での主な利点

• 有料開催の場合のクレジット決済
• 大人数に対し、ログイン時間などの入退場情報を記録〈 Web受付機能 〉
• アンケート実施