3日間で約21000人来場｜学習院大学 さま 桜凛祭｜丁寧な発信とおもてなし｜来場者管理にイーベ！をご利用いただきました｜取材
2022年11月4日、5日、6日に開催された「第53回桜凛祭」の来場者管理システムとして、前回開催に引き続き、イーべ！をご利用いただきました。
ご利用の感想を、委員長の古山様、事務総長の穐山様、来場者管理統括の増田様に伺いました。
この記事の内容 | もくじ
● イーベ！に決めた理由｜利用実績と有料イベント対応
● イーベ！を導入してよかった点｜抽選機能
● 幅広い世代に開催を伝える、駅でチラシを配布。臨機応変、丁寧な対応
● 開催概要
● カスタマーサポートより、導入までの流れとメッセージ
イーベ！に決めた理由｜利用実績と有料イベント対応
昨年も利用させていただき、イーベ！の使いやすさ、カスタマーサポートさんの親身な対応、昨年の経験者もいたことから、変えるメリットはないなと感じました。
> 前回のご利用「第52回 学習院大学様 大学祭『桜凛祭』2021」
また、今回は昨年と違って有料イベントがあり、チケット制にする必要があったため、利用経験のあるイーベ！を使うことに決めました。
イーベ！を導入してよかった点｜抽選機能
桜凛祭は3日間にわたって開催され、約21,000人の方に来場いただきました。
各日で受付・入場管理を行い、時間によって混み合うこともありましたが、受付人員を増やすなどして対応し、スムーズに受付できました。
イーベ！の運用としては、入場日ごとにフォームを作成。トークショーなどのイベントフォームは別で作成し、個別で抽選や受付・入場管理を行いました。
事前に多くの申込みが見込まれたイベントは、当日の混雑を避けるため抽選制に。定員を上回る応募があり、イーベ！の「抽選機能」を使いました。
（Novelbright LIVE 2022 in 学習院大学 / 佐野勇斗トークショー など）
幅広い世代に開催を伝える、駅でチラシを配布。臨機応変、丁寧な対応
幅広い方にご来場いただき、楽しんでもらえるよう様々な工夫をして運用しました。
開催を伝える工夫
近くの駅でチラシを配布。チラシには「申込フォームへリンクするQRコード」を掲載しました。（※イーベ！では作成したイベントフォームのQRコードのダウンロードが可能です）
丁寧なおもてなし
事前申込みなしの方にも対応。受付に「申込フォームへリンクするQRコード」を用意し、その場で申込み・入場していただけるようにしました。
また、ご高齢の方などQRコードに慣れていない方にも参加してもらえるよう、手書きでの受付も行いました。
そのほか、構内に100名の実行委員をシフト制で配置し、密にならないよう、スムーズな案内に努めました。
綿密な事前準備
前回に比べて参加人数やイベント数も増えており、事前シュミレーションを前日まで行いました。また、実行委員のメンバーが読み取る「受付アプリ用QRコード」は、印刷・ラミネートして用意。メンバーの誰もが受付を行えるようにしました。
＼イーベ！から補足 ／
「受付アプリ用QRコード」はイーベ！管理画面に表示され、それをスマホ等で読み込むことでアプリにログイン→受付作業ができます。そのQRコードを印刷してご用意されたとのこと。
イーベ！管理画面では、当日の受付に必要な情報以外も管理しています。今回のような大型イベントで多くのスタッフの方がログイン→受付作業を行う場合、ログインのしやすさだけでなく、セキュリティ面からもとてもよいアイデアだと気づきをいただきました。
開催概要
| 催し名 | 第53回学習院大学「桜凛祭」 |
| 開催日 | 2022年11月4日〜11月6日 |
| 開催場所 | 学習院大学 目白キャンパス |
| 料金 | 無料（一部イベントは有料） |
| 参加人数 | 約21,000人 |
| 主催 | 学習院大学大学祭実行委員会 |
カスタマーサポートより、導入までの流れとメッセージ
昨年度から引き続き「イーベ！」をご利用いただき、ありがとうございました。
開催の約4か月前からお打ち合わせを開始。計6回のZoomと、主にメールでのサポートをさせていただきました。
実行委員会様のお悩みであった「運用が複雑でなく かつ 参加者にも負担なくするにはどうしたらよいか」といった点に、システムの説明や運用方法のアドバイス、カスタマイズ（外部顧客情報インポート機能：追加項目あり）でご対応いたしました。
さらに学園祭らしい運用方法となっており、様々な工夫を凝らしご利用いただけたこと、とても感動いたしました。
大切な学園祭でご利用いただき、誠にありがとうございました。
昨年もイーべ！をご利用いただきました。
詳細はこちらの記事をご確認ください。
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この記事をつくった人
坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter
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