【月1・100名】福井開催、鳥瞰塾ZEROにイーベ！を使っていただきました

2018日1月17日、鳥瞰塾ZEROというセミナーが福井商工会議所コンベンションホールで開催されました。

「鳥瞰塾」は主催の上坂会計の代表である上坂さんが講師をされ、毎月1回（年10回）のワンクールセミナーだそうです。

毎回60名ほど集まる人気セミナーなのですが、今回の「鳥瞰塾ZERO」は「鳥瞰塾」のプレセミナーとして

『全10回はむずかしいけれど年に1度だけ参加したい』
『鳥瞰塾がどんなセミナーか試しに参加してみたい』

というお客様向けのセミナーで、ここ数年は100名近く集まる大きなイベントだそうです

イーベ！をご利用いただく前は、イベント開催について

  • チラシやFAXでの申込が多く、メールアドレスがわからずにメールで案内できていない。
  • 受講票を印刷して郵送するが、名前や住所の差し込みが手動なので手間がかかっている。
  • 当日の受付が手動になるため、時間と手間がかかっている

といった悩みがあったそうです。

そこで、「イーべ！」で是非集客と参加者管理を集約、

そして最近新たに追加されたQRコード受付機能を使って受付を楽にする方法をご提案しました。

■事前準備

  • FAX注文を受けた場合はエクセルに転記ではなく、イーベの管理画面から「管理者申込モード」で入力。  その際にメールアドレスは管理者のメールアドレスで登録される。
  • 受講案内をイーベから出力。お名前と受付のQRコードが印刷された受講票ができる。
  • 請求書と受講案内を送付。入金があった場合、イーべ！の入金管理ステータスを「入金済み」にすることで誰が未入金かひと目で分かる。
  • 申込者の「詳細情報」を押すと「メモ」欄があるので、やり取りの履歴を残したい方、当日特別な対応をしなければいけない方はメモに入力しておく。

■当日

  • 受講案内に印刷したQRコードを読み取って受付。
  • 受講案内を忘れた方は、お名前を聞いてイーベ！の受付機能で検索&受付。
  • 入金済みステータスやメモ欄などが一読できるのでスムーズな受付が可能。
  • チラシやFAX申込の方は名刺を頂戴して、正しいメアドに更新。

■後日のアフターフォロー

  • アドレスを正しいものにすることで、お礼の一斉メールや、別のセミナーへの誘導をイーベ！から一斉配信することができる。 

※受付QRコード付き受講票は、デザインの雛形を頂いて特別にカスタマイズで対応しました。

担当者の尾形さんには大変喜んでいただき、QRコードの当日受付もぜひやってみたいとのことだったので、

実際に福井県の会場まで行って操作説明とイベントの状況確認に行くことにしました。
 

 

いざ福井県へ！

福岡から福井に行くには


福岡空港　→　小松空港　→バスで福井駅へ

という移動が一番効率良さそうだったのでそうしました。

朝7：30福岡発で8：40頃に小松空港に到着。そこからバスで移動します。

飛行機を降りるとそこは雪！バスからの景色はまさに雪景色でした。

普段九州にいて雪をあまり見ないのでテンション上がります。


バスで1時間ほど移動すると福井駅に。そこからタクシーでワンメーターぐらいのところに会場がありました。

とても立派なホールです。

受付台も立派です。今回PCは2台用意していただき、片方に無線のQRコードリーダーを接続します。

これで準備はOK。

上坂会計の皆さんはイベント慣れしていらっしゃったので、イーべ！の受付方法も、簡単な説明だけで理解していただけました。

開演30分前ぐらいから受付がはじまりました。
新機能のQRコード受付も無事稼働しているようです。

QRコードをお持ちでない参加者は、名前で検索して受付することが出来ます。
この検索も名前を手打ちするのではなく、お名前を見つけやすいようにUIに工夫がなされています。

大きな混乱もなく、受付は終了。


セミナーも90人以上が参加の大盛況でした。

イベント終了後、イーべ！の良かった点、改善点をヒアリングしました。

  • 毎回受講票を手差しで名前印刷していたので、イーベ！から出力できて大変楽になった。
  • FAXや電話での申込を「管理者モード」で代行入力することでイーベ！だけで受付リストを作ることが出来た。
  • 参加者、状況がリアルタイム確認できるのでよかった。
  • マネージャークラスの人もイーベ！にログインすることで、参加状況や受付状況を把握できるので、
    「○○さんは参加してる？」とか「××さんはもう来た？」という質問をされずにすんだ。
  • QRコードの連続読みに対応してほしい。（対応したいと思います！）

と言ったお声をいただくことが出来ました。

個人的には今回から追加した「受付済み非表示ボタン」と、「受付してない人数の表示」で、

未受付者を細かく確認されていたので、追加してよかったなぁと思いました。

打ち上げ

せっかく福井に来たので美味しいものを食べたい！と言ったところ、海鮮の美味しいお店に連れて行っていただきました。

「ウニ」「のどぐろの塩焼き」「甘エビの唐揚げ」「バイ貝の刺身」「福井名物へしこ」　そして締めに「越前そば」

大変美味しくいただきました。満腹です。

イベントのお手伝いが出来、美味しいものも食べられて大満足の出張でした。

今回の上坂会計さんは、もともとイーベ！の利用者であった
オモシロホンポさんのご紹介でつながることができました。


カワケンさん、森さん、ありがとうございました！

オモシロホンポさんを訪ねて宮崎まで行った記事↓
関東から宮崎へ移住！株式会社オモシロホンポ・カワケンさんに会いに行く〜イーべ！取材紀行〜九州拠点のビジネス

イベント支援サービス「イーベ！」では、「PDFを使った受講票のカスタム」や「QRコードリーダーを使った受付」などイベントの規模、ニーズに合わせてカスタマイズを行えます。

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GMOメイクショップ株式会社様
リマインダーメールでオンライン配信の参加率50％→75％｜ネットショップ運営のセミナー配信やハイブリッド型イベントを定期開催。ハイブリッド開催の会場では、QRコード受付で受付担当の作業負担を大幅に削減。イーベ！を初めて使った担当者もスムーズに受付できました。> 詳細はコチラ
パシフィコ横浜様
担当者リモート管理でもスムーズな受付を実現｜横浜グローバルMICEフォーラムの来場管理にイーベ！を採用。限られた時間でミスなく運用するため、来場者情報のCSVインポートに工夫を。入場モニター機能で「今どこに何人いる」が分かり、全体の様子を俯瞰して見ることができました。> 詳細はコチラ

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