事例｜100席以上が早々に満席「第11回ウェブ屋さん交流会」｜株式会社リクト様
4年ぶりに開催された「第11回ウェブ屋さん交流会」の来場者管理に、イーべ！をご利用いただきました。前回の第10回開催に引き続いてのご利用です。
山口さまは、イーべ！を運営する弊社代表の幡司とも同世代、かつ、福岡県のIT会社同士として交流があり、今回は幡司と雑談形式で、ざっくばらんにお話をお伺いしました。
この記事の内容 | もくじ
・ウェブ屋さん交流会とは｜参加者傾向の変化と、変わらない交流の必要性
・告知方法｜想定より早く、100名以上の枠が数日で埋まる
・メンバー構成｜スムーズな開催に向けた役割分担
・イーべ！導入メリットとよく使った機能
・開催当日｜あっという間の2時間！会場運営の3つの工夫
・リモート勤務との両立。全員を巻き込むチームの作り方
・現地レポート｜イーベ！スタッフが見た「ウェブ屋さん交流会」
取材先情報
| 会社名 | 株式会社リクト |
| お名前 | 代表取締役 山口裕介 様 |
| 業種 | WEB業界 |
| 開催イベント名 | 第11回 ウェブ屋さん交流会 |
| 開催日 | 2023年6月16日 |
| イベント内容/ジャンル | 交流会 |
| 開催規模 | 定員120名 |
ウェブ屋さん交流会とは｜参加者傾向の変化と、変わらない交流の必要性
― ウェブ屋さん交流会について教えてください
名前の通り「ウェブ屋さん」の交流の場ということで、関連する業界の方に参加いただいています。「ウェブ」と言っても、いろいろな職種が絡むので、フリーのライターさんやカメラマンさんなども参加されています。
― 新型コロナウイルス感染症が流行する前の開催と比べて、変化はありましたか？
皆さん交流の場を望まれているというのは、あまり変わっていないところですね。アンケートを見ても、開催を喜ぶ声が多く、特に、感染症によって、数年間こういった機会がなかった中で、より交流の場を望まれていたんだろうなと感じました。
変化のあった部分としては、初参加の方が増えていましたね。
― 参加者の業界など、傾向に変化はありましたか？
業界自体に変化はありませんが、新規の参加者が多かったなという印象です。以前は顔なじみの方が多かったんですけれども、今年ははじめましての方が多かったですね。
過去の参加者が紹介してくれて「自分は行けないけど、こんな会があるから行ってみたら」と声かけをしてくれたという話を聞きました。
― 参加者からの繋がりですね
そうですね。4年ぶりのため、業界でよく見る顔ぶれも若干変わってきていますね。
告知方法｜想定より早く100名以上の枠が埋まる
― 今回、参加枠が埋まるのが早かったですが、工夫されたことはありますか？
告知はなるべく早くしたいなと思っていました。申込開始前の段階で、Facebookのイベントページで「やります」ということをお知らせし、申込受付を開始したのが5月1日です。
開始初日で50名ほど申込があり、ゴールデンウィーク明けの最初の営業日には100名ほどの枠が埋まったという感じですね。私たちの想定よりも早く申し込みをいただきました。
― 参加者の人数については、今後さらに増やしていくのか、現状程度で満足度を高めていくのか、いかがでしょうか？
今回、当初は80名規模としていましたが、会場に120名まで入れることが分かり、枠を増やしました。それでも、キャンセル待ちで何名かお断りもしたんです。
ただ、これ以上の人数になると、会場がホテルなどになり、気軽に飲み会の場で交流できるという、この雰囲気は出せないかなと思うので、会場次第ですね。
メンバー構成｜スムーズな開催に向けた役割分担
― 100名以上のお申し込みがありましたが、開催する上でスムーズに進行するために工夫された点はありますか？
やはりイーべ！さんを使わせてもらったことでスムーズになりました。（※前々回まではExcelで管理されていました）
― メンバーの割り振りはどうされていますか？
社内で4つの委員会をつくっているのですが、今回は、社内外のコミュニケーションの活性化を目的とした「リレーションシップ委員会」のメンバー3人が段取りをして開催してくれました。イーべ！で申込フォームをつくるところから、告知するタイミングの決定やメンバーの割り振り、当日の流れまで全部ですね。
社員も半分は初めてのメンバーだったので、過去のデータや経験者の声を参考にしつつ、改善しながら進めてくれました。お陰様で受付もスムーズに行きました。
イーべ！導入メリットとよく使った機能
― イーべ！を導入してよかった点をお聞かせください
受付がスムーズでした。あとは、メールの自動配信やリマインダーメールをセットできるところですね。
また、リレーション委員会のメンバーに話を聞くと、
- フォームを簡単に作成できる
- QRコードで受付できる
- 申込者の管理も含めて一連の処理をイーべ！上でできる
という点が使いやすかったと言っていました。
― イーべ！の中でよく利用した機能はありますか？
申込者管理の画面は常に見ていましたね。必要に応じて、申込者の方に連絡を取りながら進めていました。
あとは、メール配信機能で、自動で送ってくれるところも便利ですね。
開催当日｜あっという間の2時間！会場運営の3つの工夫
＼山口さまにお聞きした 会場運営の3つの工夫／
- 席をグルーピング
席をあえて自由にせずに、知り合い同士が別々になるよう、テーブル毎にグルーピングさせてもらったのですが、アンケートを見るとそれが良かったという意見もありました。誘導のしやすさから、1人ずつ席を決めるのではなく、テーブルで割り振りました。
- 運営スタッフの服装
会場の下見に行った際に暗かったので、運営スタッフだと分かるよう蛍光色のジャンバーを着ることにしました。
- 案内表示
会場のモニターに見取り図を表示したのもよかったのかもしれないですね。
― 開催当日の感想をお聞かせください
運営に必死で、あっという間でした。実は、参加者の方も同じ感覚だったそうです。「名刺交換ができた枚数を考えると、2時間では足りない」という意見もありましたね。
今回、ウェルカムドリンクを用意の上、30分前から受付開始しますというのは、お知らせしていたのですが、遠慮して来られた方も多かったようです。次回は、交流会（2時間半）＋受付時間（30分）、合計3時間でもいいのかなと思いました。
かといって、名刺交換だけで終わったわけではなく、ちゃんと話もできたし、参加者からはそういうバランスがよかったという話を聞きました。
リモート勤務との両立。全員を巻き込むチームの作り方
ホームページ制作を主軸に、事前のヒアリング、制作後のサポートなど、お客様の課題解決に向け、マーケティング戦略をワンストップで提供されている株式会社リクト様。マークアップエンジニアやデザイナーも在籍し、新型コロナウイルス感染症の対策として、リモート勤務体制を導入。収束後も出勤・リモートを両立されているそうです。
― 現在、リモートと出社はどのような割合ですか？
どちらでもOKにしていて、半々ですかね。制作メンバーはリモート中心が多くて、クライアント対応するメンバーは基本出社ですね。
―リレーションシップ委員会の他にどのようなものがありますか？
リレーション、インフォメーション、サニテーション、プロダクトと、全部で4つの委員会があります。
- リレーションシップ：コミュニケーションを活性化し楽しく働ける職場つくり。
- インフォメーション：情報発信や社内ツールの活用。
- サニテーション：衛生管理。（社内清掃やゴミ捨てなど）
- プロダクト：品質管理。（部署をまたいで）
会社内にある「誰の業務でもないけど必要なこと」ってありますよね。なので、目的を変えて、部署をまたいでチーム化することでコミュニケーションが取れたり、周囲を巻き込むリーダーシップの訓練になったり。また、活動内容は月の会議で報告しています。
― 委員会のメンバーの決め方を教えてください
Webの機能を使って、完全にランダムで決めました。向き不向きなどを考え出すと、似通ったメンバーになってくるので。
また、リーダーを決める際は、まとめ役となる機会が少ない一般社員の練習になればと思い、なるべく役職者はリーダーにならないように言っています。
― 業務外のことを割り振ると、ライフスタイルにも関わってくるため難しいなと感じています
こちらから担当者や内容を決めるとやりにくいかなと感じて、メンバー間でやってもらっています。1チーム3人なので、その3人で合う時間でさっと打ち合わせをしたりとか。常に活動しているわけではなくて、例えば、月に1回掃除をするとして、いつやるか等をメンバーで決めて、就業時間中の決めた時間に社員全員で掃除をするといった感じです。
― 社員たちは動きやすいですよね
委員会のメンバーだけがやるというわけではなく、全員を巻き込んで、お互いが協力し合おうねということでやっています。
― いいアイデアですね。この度は、取材の機会をいただき、ありがとうございました！
左：株式会社リクト代表取締役 山口裕介 様、右：株式会社フラッグシステム 代表取締役 幡司
現地レポート｜イーベ！スタッフが見た「ウェブ屋さん交流会」
開催当日、イーベ！スタッフが会場へ。体感した「ウェブ屋さん交流会」の賑わう様子をお伝えします。
スタッフの方は目立つようにと蛍光色のジャンパーをご着用
受付は3つご用意されており、参加者が来られるたびに、スタッフの方が「こちら空いています」とお声がけ。参加者が多く訪れた時間でも、ほとんど待ち時間なくスムーズに受付されていました。
また、受付には、受付担当のスタッフの方とは別に、参加者へお渡しする座席表を探すスタッフの方も。役割分担をされながら、お待たせすることなくご対応されていました。
今回、会場は2階にあり、1階のホールでスタッフの方が「会場はこちら」というボードを持ってご案内。参加者の方が入り口で迷わないよう工夫されていました。
また、会場内には複数のモニターがあり、会場内の見取り図や、注意事項などを表示。お手洗いの位置なども定期的にアナウンスがあるなど、丁寧なご案内を感じました。
参加者の方は、受付後、ウェルカムドリンクを取って、指定されたテーブルへ。
満席のお申し込みがあり、乾杯の時点で既に8割以上の方がご参加されていました。
賑わう会場内の様子
乾杯の音頭を取られる山口様
会場内は、おのおの名刺を交換しながらお話しされており、参加者の皆さんが自由に過ごされていました。
― 当日参加したイーべ！スタッフの感想
ウェブ屋さん交流会を運営するにあたって、毎回気をつけられていることは「1人ぼっちの参加者をなくそう」ということだそうです。実際に、取材で参加させていただいた際も、声かけをされている姿や、細やかな気遣いを感じました。
参加者の方も、テーブルについてから同じテーブルの方と和気あいあいとお話されている姿が印象的でした。
この度は、イーべ！をご利用いただきありがとうございました！今後とも、よろしくお願いいたします。
この記事をつくった人
坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter
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