伴走サポート事例｜行政｜抽選アリ・人気の3万人イベントを短期間で事前申込準備をサポート。フォーム作成、抽選代行、現地立ち会い、同時アクセス対策実施
「スケジュールが厳しい」「イベント規模が大きい」「当日の会場設営が正しくできているか不安」など悩みの尽きない主催者様をサポートするのが、イーベ！カスタマーサポートによる伴走サポート（オプション）です。イーベ！の “ 元気印 ” 宗さんに、サポートの流れやサポート範囲をインタビュー。3万人規模の行政イベントを伴走した事例とともにご紹介します。
この記事の内容 | もくじ
● 伴走サポートとは？
● どんなイベント？｜例年10万人が並ぶ人気イベント
● 大規模アクセス（=アクセス集中）対策とは？｜サーバーダウンを防ぐ
● 伴走サポート・準備編 ｜フォーム作成や抽選作業/当選通知を代行
● 伴走サポート・開催当日編 ｜現地で突然のトラブルに備える
伴走サポートとは？
イーベ！伴走サポートとは、定額料金内のサポートに加えて、操作方法・運用方法の疑問にZoomでお答えしたり、フォーム作成の代行、現地立ち会いなど、カスタマーサポートが一歩踏み込んだサポートを行うオプションプランです。初めてQRコードでの入場管理をされるといった場合でも、イーベ！の操作についての不安をなくし、イベント運営に注力いただけます。
〈 伴走のイメージ 〉
1.ヒアリング、予算感の確認、お見積りなど
2.フォーム作成代行
3.申込者管理サポート
4.開催当日、受付方法などのレクチャー
（必要があれば開催当日に立ち会い）
5.開催データのダウンロードをサポート
伴走サポート実例・イベント概要
| イベントカテゴリ | 年に一度の地域交流イベント |
| 主催 | 行政 |
| 規模 | 約3万人 |
| 受付端末 | 12台（iPad。予備2台） |
| 天候 | 大雨 |
どんなイベント？｜例年10万人が並ぶ人気イベント
― 最初に、自己紹介をお願いします
入社2年目、イーベ！カスタマーサポートの宗です。本イベントでは、数あるイベント管理サービスの中で比較検討段階から携わり、導入決定後はヒアリング、開催準備、当日現地サポート、後日のフォローなどワンストップで伴走させていただきました。
― 本イベントの概要と、イーベ！導入の決め手を教えてください
行政主催の地域交流イベントで、ショーやフード＆ドリンクを楽しむことができます。
イーベ！導入の決め手は「お連れ様つきの抽選機能」と伺っています。公平性の観点から人為的でない抽選を希望される主催者様は多く、類似のサービスでも抽選機能はありますが、今回はさらに、お子様やお友達などお連れ様を含めて抽選できることが必須でした。それが実現できる点で、イーベ！を選定されたとお聞きしています。
※イーベ！では、個人情報保護の観点から、抽選機能を使用される際には秘密保持契約書の締結を必須としております。
― イーベ！導入前は、どんな課題があったのでしょうか
あまりにも人気のイベントのため、例年6万人〜10万人が来場し、長蛇の列ができてしまうことだと伺いました。先に会場に入った人が出てくるまで次の人が入れず、中には長時間並んでも入場できないお客様もいらっしゃったそうです。
― イーベ！の導入で、課題は解決できましたか
主催者様からは「例年の長蛇の列が解消できた」と大変喜んでいただけました。今回の成功要因は大きく3つ「完全予約制・3万人までの来場制限・QRコード受付」です。特にQRコード受付は、人溜まりを作らせない設営が肝心です。前日に現地で設営チェックもさせていただき、当日はシミュレーション通りスムーズな入場が実現できました。
― イーベ！のご検討から導入決定までどんな打ち合わせをしましたか
ご検討期間は2～3週間と短く、その間お見積り金額やサポート内容の提示を行いました。今回は特にスピード感が求められていたので、密に連絡を取らせていただきました。
― 宗さんがサポートする中で心がけていることはありますか
ヒアリングは丁寧に行うようにしています。主催者様のご意向を詳細かつ正確に把握することで、前もってトラブルに繋がりそうな点の対策をご提案。例えば、今回のような人気イベントですと、事前予約フォーム公開時にアクセスが集中し、参加希望者が申込できないリスクが想定されたので「大規模アクセス対策（オプション）」をおすすめするなど、安全な運営に必要なご提案ができたと思っています。
大規模アクセス（=アクセス集中）対策とは？｜サーバーダウンを防ぐ
― 今回のイベントで採用された「大規模アクセス対策」とは？
イーベ！でよく採用いただくオプションです。大規模イベントや、メディアで報道のあったイベントでは、アクセスが集中しイベントページが一時的に閲覧できなくなる場合があります。アクセスが集中してもサーバーが落ちないよう強化するのが「大規模アクセス対策（オプション）」です。過去の参加者数からアクセス数を想定し、これまでのイーベ！のノウハウを基に、適切な規模でオプション追加させていただきました。
伴走サポート・準備編 ｜フォーム作成や抽選作業/当選通知を代行
伴走サポート（オプション）をご用命いただくイベントの傾向として、「準備期間が短い」「大規模」「複雑な抽選が必要」といった要素が挙げられますが、本イベントではその全ての要素が揃っていました。伴走サポートを採用いただけたおかげで、私もフルに動くことができ、何とか間に合ったという印象です。準備期間中は、主催者様と毎日4~5回連絡を取り合いながら進行していきました。
〈 本イベント開催準備中のサポート内容 〉
1.ヒアリング
2.フォーム作成代行
3.抽選作業（1時間ごと枠で8つ当選枠があり、第二・第三希望まで受付）
4.抽選後当選メール配信
5.落選者にもメール配信（まだ空いている枠がある場合二次枠を案内）
6.2回目抽選
7.当選者にメール配信
― 準備段階において、伴走サポートならではのサポートは何でしょうか
伴走サポートと定額料金内のサポートの違いの一つに、フォーム作成などの管理画面操作を「代行」できるか否かという点があります。定額料金内のサポートでは操作方法のご案内のみとなり、実際のフォーム作成などの操作は主催者様にお願いしております。
※フォーム作成を代行する場合も、イベント説明文などの掲載内容については、原稿をご準備いただきます。デザイン素材（画像、動画など）の作成はサポートに含まれません。
イベント作りで肝心なのはフォーム作りと言っても過言ではありません。主催者様への丁寧なヒアリングで得た情報と、これまで蓄積してきたノウハウを合わせて、最適なフォームを作成いたします。
― イーベ！の抽選機能のメリットは何でしょうか
最大のメリットは、システムがランダムに抽選し、正しく通知できるという公平性です。抽選に漏れた方に対して、まだ空いている枠のご案内メールを送り再度応募を促すこともでき、イベント満足度の向上にも役立ちます。
一方で、シニア枠、学生枠といった細かい条件がある場合や、受け入れ時間帯を細分化している場合など、複雑な抽選条件がある際には、抽選を行う前に目視チェックや仕分け作業が発生するケースも多く、忙しい主催者様にとってご負担になりがちです。そういったときは、伴走サポートをご利用いただき、カスタマーサポートに「丸投げ」していただけたらと思います。
伴走サポート・開催当日編 ｜現地で突然のトラブルに備える
前日準備から当日の片付けまで、カスタマーサポートが現地に伺いお手伝いさせていただきます。
〈 本イベントの現地サポート内容 〉
1.前日に現地に入り、現場チェック
・QRコード読み取りテスト（Wi-Fiのテスト）
・現地の方へ操作方法をレクチャー
・会場設営チェック（人流の確認）
・イベント当日の前打ち合わせ、リハーサル
2.当日は運営本部で待機、大きなエラー時に登場
（例：QRコードが表示できない、ブラウザ上に登録がないなど）
3.イベント撤収お手伝い
― 現地ではどのようなチェックをしますか
会場設営チェックをして、人流整理の確認を主に行います。ご要望があれば、現地の方へイーベ！アプリを使った読み取り操作のレクチャーも行います。また、手動対応ブースを用意し、インターネット接続が不安定でQRコード読込ができないときにパソコンで対応できるよう備えることもあります。
― 当日の思い出はありますか？
土砂降りの中で、運営スタッフの間に不思議な一体感がありました。雨でも来場率は落ち込むことなく、大盛況で盛会に終わることができたのでよかったです。スタッフ皆で撤収作業をしながら、主催者様からも「あなたがいてくれてよかった」と言っていただき、握手をして別れることができたのが、私としても心に残っています。
― 今、伴走サポートをご検討中の方にメッセージを
伴走サポートをご利用いただくことで充実したサポートができ、主催者様の「こんなイベントにしたい」という希望を細部まで叶えることができます。
伴走サポートの中でイーベ！に慣れていただきながら、システムを使って作業工数を最小限にし、代わりにできることを最大限に拡げる、そのお手伝いができればと思います。一緒にイベントを成功させましょう！
この記事をつくった人
村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。
坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X(Twitter)
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