明治大学 第22回生明祭|事前申込数の8割が来場|生明祭実行委員会さまの丁寧な運営をお伺いしました|イーべ!事例

2022年10月29・30・31日に開催された明治大学さま「第22回生明祭」にて、入場管理システムに「イーべ!」をご利用いただきました。

都内の大学祭の中でも、動員数ランキング上位の明治大学さま。

新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止として「完全事前予約制」での対面式開催をするにあたり、人気の大学祭だからこそ「ひとりでも多くの方に来場いただけるように」「当日、混乱が生じないように」と、開催前から多くの配慮をされたそうです。

すべてのイベント開催に使えるその工夫について、3つのポイントでご紹介します。

この記事の内容 | もくじ
\3つのポイント/
1. 申込管理|ひとりでも多くの方に来ていただくために、丁寧に伝えるリマインダーメール
2. 事前準備|関係スタッフ向けのマニュアル作成。連携を強固に
3. 開催当日|入場をスムーズに。混乱を防ぐ、レーン別受付

開催概要

催し名第22回 生明祭
開催日2022年10月29日(土)~ 10月31日(月)
開催名明治大学 生田キャンパス
動員数1日3000名 × 3日間(事前受付を行った動員数合計 1万2000人)※在校生・教職員は、事前予約不要
ジャンル学園祭
公式サイト明治大学生明祭
主催者生明祭実行委員会

申込管理|ひとりでも多くの方に来ていただくために、丁寧に伝えるリマインダーメール

「第22回生明祭」は、来場日と時間帯を選択の上で申し込みいただく、完全事前予約制(定員あり)。前述の通り、人気の大学祭のため、申し込みが殺到しました。

そんな中、申し込み〜開催当日までの期間に予定が変わることもあるとして、来場予定者へイーべ!の「リマインダーメール機能」で、「来場できなくなった際はキャンセルを。他の希望者が来場できるようになります」といった内容の丁寧なメッセージを送り、開催直前にも「うっかり」防止にリマインダーメールを配信。

結果として、事前申込数の8割が来場されたそうです。

事前準備|関係スタッフ向けのマニュアル作成。連携を強固に

実行委員向けの独自マニュアルをiPadで見せていただきました。イーべ!管理画面もスイスイと操作され、使い込んでいただいている様子をお見受けしました〈 取材・坂田 〉

多くの来場者が見込まれる「第22回生明祭」では、実行委員も大所帯。当日の受付を行うスタッフも大勢になるため、受付方法や来場者の誘導プランをマニュアル化。誰でも対応できるよう対策をされていました。

また、来場者が提示する入場用QRコード(※入場チケットのようなもの)を読み込む「イーべ!受付アプリ(無料)」を実行委員の全員がスマートフォンにインストール。誰でも受付担当ができる体制を整えておられました。

※「イーべ!受付アプリ」はイーべ!が発行した入場用QRコードを読み取るのみで、読み取った来場者情報が機体に保存されることはありません。

当日の受付|入場をスムーズに。混乱を防ぐ、レーン別受付

実行委員会さまにて、開催当日を想定した、受付用QRコードの読み取りテストを事前にされたそうです。

数千人の来場が見込まれるため、入場受付付近に行列ができた際の場所と、さらに受付を

  • 1名で入場
  • お連れ様アリで入場
  • サポートが必要な方

以上のパターンでレーンを分け、人流が滞ることのないよう工夫されていました。

第22回生明祭の様子と感想

今回、実際にイーベ!をご利用中の様子を取材させていただくにあたり、生明祭実行委員会さまには、学園祭中の貴重な時間の中、使用感・イーベ!の改善点などをお聞かせいただきました。

歴史ある学園祭の盛会とともに、訪れる方への細やかな配慮を感じるばかりで、その一環にイーべ!をご採用いただき、機能の隅々までご使用いただけたことで、イーべ!の可能性が広がったように感じました。

学園内は、学生のみなさんのパフォーマンスへの歓声で満ち、老若男女が笑顔で楽しんでいる様子が印象的でした。

この度は、ご利用いただき、誠にありがとうございました。〈 取材 坂田 〉

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

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ご利用事例

会場開催(オフラインイベント)での主な利点

オンライン開催での主な利点

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