東京大学「五月祭」の入場管理をイーべ!で。開催前の意気込みをインタビュー | 東京大学五月祭常任委員会 様

セミナー・イベント管理イーべ!

初となるキャンパスとオンラインのハイブリッド開催。
過去2度のオンライン開催で生まれた“体験の可能性”を二重に。

「学園祭のオンライン開催によって、来場が難しい遠方の方にも良さを伝えられた」
コロナ禍におけるオンライン開催で得た反響を受け、2022年開催の第95回東京大学『五月祭』は、キャンパスとオンラインの両方で「ハイブリッド開催」されます。
キャンパスへの入構チケット予約に「イーべ!」を採用。開催を間近に控えた東京大学五月祭常任委員会様に、「イーべ!」導入のきっかけや「五月祭」への想いをZoomでお伺いしました。

この記事の内容 | もくじ
1 安全対策として「入構チケット」制に
2 事前来場予約のハードルを下げたい。イーべ!を選択
3 五月祭「汽祭域」について
・五月祭への想い
テーマ「汽祭域 / きさいいき」の由来
4 導入までの流れ
5 イーべ!をZoomでご説明

1 安全対策の為、来場を「入構チケット」制に。イーべ!を採用

ー「入構チケット」制を計画。イーべ!を採用いただいた理由は?

今年は、コロナ禍でも安全な五月祭を開催したいと考えていたため、キャンパスでの企画とオンラインでの配信を両立させるハイブリッド形式での開催を計画していました。キャンパスに滞在する人数を制限し、規定の数を一定に保たなければならなかったので、その条件をしっかり満たせて人数管理ができるツールがイーベ!さんでした。

ー イーベ!を知ったきっかけを教えてください

イーべ!さんのウェブサイトに掲載されていた 学習院大学さんの大学祭の事例記事 がきっかけです。イーベ!さんを利用する具体的なイメージができ、先行事例として参考にさせていただきました。

2 事前来場予約のハードルを下げたい。イーべ!を選択

ー イーベ!の魅力をお教えください

『申込システムへのログインや登録が不要で使いやすい点』が非常に大きなメリットだと感じています。

新型コロナウイルス感染症予防対策(以下、コロナ対策)のため、入場制限をしていても、学園祭なので「行ってみよう」と気軽に思ってもらえることが大事だと思っています。
予約のハードルを下げたいと思っていた中で、使いやすさはイーベ!を選ぶ大きな理由の一つになりました。

3 五月祭「汽祭域」について

ー 第95回五月祭について

五月祭(ごがつさい)は毎年5月に本郷・弥生キャンパスで開催される東京大学の学園祭です。
例年は約500の団体が参加し、およそ16万人もの方にご来場いただくなど、全国屈指の規模を誇ります。

ー 東京大学さま初の試み「ハイブリッド開催」について

昨年・一昨年はコロナ対策のため、オンライン配信での開催でした。
対面での開催ができず残念ではありましたが、オンライン配信での開催をしたことで、これまで来場が難しかった遠方の方にもインターネットを通じて学園祭のよさを伝えることができました。
そこで今年は、キャンパスでの企画とオンライン配信、両者のよさを活かしたハイブリッド開催を行うことになりました。
学園祭ならではの臨場感を実現しつつ、会場に来られない方にも楽しんでいただけるようオンラインでの出店やライブ演奏を生中継するなど、大学側とも連携して準備を進めています。

ー 担当者さまが考える五月祭への想い

五月祭の来場者には高校生も多く、大学生活をイメージいただくきっかけになるのではないかと思っています。実際に私も高校生のころ五月祭に行き、大学生活に憧れを持ちました。

オンラインでさまざまなことができるというのは大きな発見だったんですけど、ご来場いただく方と学生が直接触れ合う機会も守りたいなと考えています。
イーベ!さんを活用させていただきながら、安全なハイブリッド開催を完遂し、高校生から年配の方まで多くの方に新しい東京大学の姿を感じてもらえれば嬉しいです。

ー テーマ「汽祭域(きさいいき)」の由来

境界に溢れるこの世界で、

水には線を引くことができない。

水は、境界を軽々と超越する。

異なる水が出会う場所に、特別な名前を与えよう。

うつろう相が魅了する、そこは豊かな汽水域。

隔たりを超え、あなたと出会う。

舞台はここだ、五月祭。

引用 東京大学 五月祭HP

キャンパスとオンラインというハイブリッド開催の姿を、海水と淡水の二つが混ざり合う汽水域に例えました。水が祭に変わるイメージです。

また、こういった情勢下でいろいろと模索しながら変化を続ける姿や、いろいろな年齢層・バックグラウンドがある方が集まって調和し、何かを生み出す姿を見せることができたらと思っています。

開催概要

  • 催し名:第95回 東京大学 学園祭 「五月祭」
  • 会場:東京大学 本郷・弥生キャンパス
  • 開催日:2022年5月14日・15日
  • 公式サイト:第95回 東京大学 五月祭
  • 開催形式:ハイブリッド(キャンパス・オンライン)
  • 主催:東京大学五月祭常任委員会

4 カスタマーサポートより、導入までの流れを振り返り

セミナー・イベント管理イーべ!

このたびはイーベ!を採用いただきありがとうございます。
前もってご相談いただき、当方といたしましても、余裕を持ってご提案させていただくことができました。

導入までのステップ
2021年10月頃 ご相談
「文化祭のハイブリッド開催を安心安全、手軽な形で行いたい」とのご要望
 
Zoomミーティング にて運用概要をヒアリング
 
イーべ!登録、ご運用開始
 
開催当日、イーべ!で発行したQRコードで受付。本人確認 + 入退場時間を記録し、滞在時間も把握


このたびはお忙しい中、インタビューのお時間をいただき、誠にありがとうございました。ご盛会をお祈りしています!

この記事をつくった人

ひの りほ / 神奈川県川崎市出身。教育・人材の営業職、派遣、パン屋のパートを経てフリーライターへ。企業の広報PR・BtoBメディア、メルマガなど幅広く担当し、現在は企業に寄り添うPRライターとしてビジネスの発展・信頼関係の構築支援を行っている。キャッチコピーは「PR×ことばの伴走者」。朝の旅番組が好き。Twitter

セミナー・イベント管理イーべ!

編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。CI、企業広告、流通・通販広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter

6 カスタマーサポートがZoomでイベントの概要をお伺いしています

イーべ!では、専門スタッフがイベントの概要をお伺いし、イーべ!のご採用、導入までのステップをご案内しております。ご希望に合わせたカスタマイズも柔軟に対応いたします。 Zoomなどオンライン通話 にて無料でお伺いしていますので、ご都合のいい日時を 下のボタン からお知らせください。

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ご利用事例

会場開催(オフラインイベント)での主な利点

  • 非接触で受付、QRコード受付
  • 来場者管理〈 人数制限 〉〈 人流抑制 の為の抽選機能 〉
  • 有料開催の場合、申込時にクレジット決済〈 Stripe決済連携 〉
  • 来場者をリスト化
  • 入退場時間の記録
  • アンケート実施
  • 万が一感染が発覚した場合の一斉連絡( E-mail・SMS )

オンライン開催での主な利点

  • 有料開催の場合のクレジット決済
  • 大人数に対し、ログイン情報などを送信
  • アンケート実施