【年齢問わずQRコードで非接触受付】紙チケットから移行。デジタル化で運営人数も削減|毎日イーベ!利用のイベント代理店インタビュー

イーベ!歴2年、毎日ログインしているイベント代理店の二ツ家氏にインタビュー。導入当初は否定的な声も多かったというQRコード受付、現在は参加者様側も慣れてきたのだそう。導入当時のエピソードや、現在のイーベ!活用方法について、イーべ!スタッフがお話を伺いました。

セミナー・イベント管理イーべ!

\ Zoom取材させていただきました!/

  • モニター中央:株式会社Deux-PLAN 代表 二ツ家 様
  • 下・左右:イーべ!カスタマーサポート& 広報坂田

この記事の内容 | もくじ
・【導入当初】紙チケットからQRコード受付に変わり不満の声
・【現在】社会的にQRコードが浸透。シニア層も
・【定番化】イーべ!で申込→入場受付→アンケート
・【費用感】「この価格でいいの?」
・【応用】  入場口を渋滞させないワザ ※写真あり

取材先情報

  • 株式会社 Deux-PLAN ドゥープラン
  • 担当(取材):代表 二ツ家 さま
  • 業種:代理店業
  • イベント内容 / ジャンル:講演会、展示会など
  • イーべ!利用期間:2年以上
  • イーべ!ログイン頻度:毎日

【導入当初】紙チケットからQRコード受付に変わり不満の声

ーイーベ!導入前はどのような開催形式でしたか?

2年前(2020年頃)までは紙チケットを発行しており、コロナがきっかけでQRコード受付を導入しました。

ーイーベ!導入当初、ご来場者さんの反応はいかがでしたか?

最初はご年配の方やガラケーユーザーの方を中心に「わからない」「面倒くさい」と不満の声があがりました。

ー申込段階での滞りはありましたか?

いえ、参加者様はご自身がイベントに興味をもっていらっしゃることが大前提なので、何とか申込しようと前向きな印象でした。なかには「申込方法がわからなかったから」と当日会場に来られた方もいらっしゃって、その場合はイーベ!の当日受付機能を併用して対応しました。

【現在】社会的にQRコードが浸透。シニア層も

ー現在はどうでしょう?

今は否定的な声はきかなくなりました。QRコードの社会的な浸透を感じます。QRコードを使ったスマホ決済などが一般化した影響もあるのではないでしょうか。
以前はよく見かけた、QRコードを紙に印刷して持参される方も1割程度です。殆どの方がスマートフォンで完結しています。

ー参加者様の年齢層はどれくらいですか?

私はイベント代理店なので、10代20代向けイベントもあればシニア向けイベントもあります。最近は90代の方々もQRコードで入場されているほどですよ。

【定番化】イーべ!で申込→入場受付→アンケート

ーイーベ!でよく使う機能を教えてください。

大まかに4つ、「申込機能」「QRコード受付機能」「入退場記録機能」「アンケート機能」です。

(1)「申込機能」

多くのイベントサービスが申込時に会員登録が必要になり、お客様にご負担をかけてしまいます。ところがイーベ!は、イベントサービス自体への登録が不要。「メールアドレス」「氏名」の入力のみで申込完了できるので気に入っています。
「申込機能」についてもっと知る

(2)「QRコード受付機能」

イベント当日はイベント参加者様にスマートフォンをかざしていただくだけで受付完了。
運営面では、手持ちのタブレットやスマートフォンに「イーべ!受付リーダーアプリ」をインストールするとQRコード読取端末として使用できて手軽です。

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〈イーベ!カスタマーサポートから補足〉
スマートフォン、タブレットで「イーベ!受付リーダーアプリ」を使っても、機器自体に個人情報が記憶されることはありません。
「 QRコード受付機能」についてもっと知る

(3)「入退場記録機能」

感染症対策として役立つ機能です。入・退場を記録するということは、会場内の人数がリアルタイムで把握できるということ。一定数に達したら入場を一時的にストップするなど、人数制限のコントロールができます。

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〈イーベ!カスタマーサポートから補足〉
入退場時間の記録は、万が一、感染症の発症があった場合の濃厚接触者認定などにお役立ていただけます。(※退場時間の記録は必須ではありません)
「入退場記録機能」についてもっと知る

(4)「アンケート機能」

イベント開催する際、多くの場合アンケート回収を行います。
以前は紙で実施していましたが、現在はイーべ!上でアンケートを作成しています。こちらの回収・集計の負担も減りますし、参加者様にもスマートフォンから回答いただけて便利です。
「アンケート機能」についてもっと知る

【費用感】「この価格でいいの?」

ー「イーベ!を導入して、どんなメリットを感じていますか?」

まずは時代に合わせた開催形式を用意できるようになったこと。今後も非接触受付システムはあらゆるイベントで求められるでしょうし、感染対策を整えることがイベント実施の条件になることもあります。また、イーベ!導入による業務効率化も実感しています。

弊社はイベント代理店ですので、常に複数のイベントを動かしていますが、実はイーベ!にログインしているのは私ひとりです。これまで紙管理していた膨大な作業をイーベ!上で一括管理し、工数の削減や人的ミスの未然防止に努めています。

ー「費用感はいかがでしょうか?」

全体的にお値段に対して非常に使いやすく満足しています。今後実装予定の機能も魅力的で「この月額料金で本当にいいの?」というくらいです。
周囲の会社さんから「御社で使っているイベント管理システムって何ですか?」とイーべ!のお問い合わせを受けることもありますよ。

【応用】  入場口を渋滞させないワザ ※写真あり

\イーべ!スタッフもびっくり/

ー「(実際にイベント当日の入場受付口のお写真を拝見して)こちら、大変わかりやすい受付口ですね!」

はい、読取端末をアウトカメラにして、机の上にスマホのイラストを描いた紙を貼っています。こうすると受付では「イラストの通りにスマートフォンを置いてください」と呼びかけるだけで良いんです。
スムーズに読み込めるので受付人員の削減にも繋がります。速い方だと入場に5秒かからないですね。

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〈 新潟MICEサポート様 感染症対策展示会 会場にて 〉

※読取端末にイーベ!アプリをインストールしてお使いいただいています。

  • 読取端末をステイと呼ばれる専用アームで固定
  • 読取端末はインカメラではなく、アウトカメラを使う
  • スマートフォン(QRコード)を置く場所を紙で示す

「改札並み」の速さで入場!デモを見る

ー「当日受付用のQRコードも貼り出されているのですね」

このQRコードをスマートフォンで読み取るとイーベ!フォームが表示されます。この当日用QRコードをいつも会場に貼り出すようにしています。参加者様にとってわかりやすい会場づくりを心がけています。

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〈 新潟MICEサポート様 感染症対策展示会 会場にて 〉

ー「イーベ!の機能を使って工夫されていることは他にもありますか?」

QRコードを発行させたくないお客様(VIP)がいらっしゃる場合は、先に名刺交換をして、名刺情報を元にイーべ!で受付QRコードを作成し、ご本人に渡すようにしています。
また、長机や椅子などイベント機材にQRコードを付与して管理することもあります。

ー「ありがとうございます。これからもバージョンアップしていくイーベ!をどうぞよろしくお願いいたします。」

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この記事をつくった人

セミナー・イベント管理イーべ!

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。

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坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ!広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。Twitter