【受付編】106名参加-学びをより深くする双方向なセミナー手法レポ〈 2/3 〉リクトさま主催 / 選ばれる会社やデザイナーになるためにin福岡

はい、イーべ！広報担当坂田です！

広報坂田

【 事前準備編 】に続き、いよいよ「選ばれる会社やデザイナーになるためにin福岡」セミナーの当日についてレポートします。

106名もの参加者が続々と会場入り。さぞや混雑するだろうと予想していました…

が！

会場入口は、３ケタもの参加者の受付をしているとは思えないほど、待つ人がいない状態。

受付スタッフはイーべ！受付アプリをインストールした2～3名が交代で行い、受付のQR読み込みの結果をPCで確認する方が１人。
参加者の皆さんは、ほとんどの方が受付QRコードを表示してくださっていました。

参加者のQRを受付スタッフがスマホで読む

このスムーズな受付には、イーべ！の４つの機能を活用いただいていました

● QR受付機能
→ 参加者のQRをスマホカメラで読むだけで受付

● クレジット連携機能
→ 申込時に参加費をクレジット支払済み

● リマインドメール機能
→ 開催直前に会場情報とともに受付QRをメール配信

● 懇親会まで一気に案内＆一気に受付機能
→ 開催直前に会場情報とともに受付QRをメール配信

セミナー当日に混乱を招きがちなのが参加費の現金のやり取り。
お釣りを用意しておく必要もある上に、参加費✕人数（今回は106名分！）の現金を管理することを考えると、安全面が心配です。

イーべ！では、オンラインクレジット決済サービス〈Stripe/ストライプ〉~~と〈PayPal/ペイパル〉~~を連携して利用することができるので、今回は、事前のクレジット決済を必須とし、スムーズ＆安全な受付が実現していました。

Point　事前決済で当日スムーズ＆ドタキャンを防ぐ！

そして何より、QR受付。

これだけ。

従来の受付方法ですと ① 参加者に名前を聞き、② 106名のリストから名前を探し、③ リストにペンで書き込み…… というステップが必須でしたが、イーべ！QR受付アプリを使うと、読み込むだけでイーべ！内で参加者リストが更新。

管理画面で、未受付の人数をカウントダウン表示します。

QR読み込みは、スマホに「イーべ！受付アプリ」をインストールするだけ。スマホさえあれば、運営スタッフ誰もが受付をすることができます。

QRリーダーのレンタルも

チケットを配布する必要もなく、スマホ受付。
主催者にも参加者にも嬉しい受付方法です。

● 懇親会の参加者、予定より多くてお店に入らない
● ドタキャン多数で飲食店への当日キャンセル代100%運営側が負担…（泣）

実は、大きな損失を生む可能性があるのが懇親会。

申込時に、懇親会の出欠確認に留めておくと、ドタキャンやセミナー途中の離脱によって、運営側に大きな損益を生んでしまうケースがあります。

それを回避すべく、イーべ！では、メインのセミナーの申込と同時に懇親会も会場を提示した上で出欠の確認。懇親会参加費まで合算して事前決済していただくことができます。

参加者にとっても、懇親会の会費や場所が事前に把握できていると、当日の予定を立てやすくなります。

Point　懇親会まで明らかにすることで主催も参加者もハッピーに!

今回も、セミナー申込と同時に懇親会の出欠表明もできるようになっていました。

30名と限定することで、早期の申込を促す効果もあるかもしれません。

ここまでが106人もの参加者をスムーズに受け付けたセミナー開催のコツ&レポートでした。

次の記事では新しい手法を取り入れ、学びをより深くする＝イベント満足度UP について、手法とともにレポートします！

〈 text + photo 坂田洋子〉

もくじ／106名参加-学びをより深くする双方向なセミナー